Правила оформления документов для выплаты наличности распорядителями бюджетных средств, содержащимися за счет средств местных бюджетов, определены Порядком казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденным приказом Госказначейства от 04.11.2002 г. № 205 (далее — Порядок № 205).

Так, для получения наличных денежных средств, направляемых на расходы, которые не могут быть проведены путем безналичной оплаты, бюджетные учреждения подают в органы Госказначейства Заявку на выдачу наличных и перечисление средств на вкладные счета(далее — заявка на выдачу наличных).
Форма заявки приведена в приложении 23 к Порядку № 205.

Заявки на выдачу наличных распорядители бюджетных средств оформляют в двух экземплярах. Один экземпляр заявки после выдачи наличных возвращается распорядителю бюджетных средств с соответствующим оттиском штампа казначея. Его нужно хранить как подтверждающий документ, который прилагается к бухгалтерским документам, содержащим информацию об объеме и целевом использовании бюджетных средств.

В заявке на выдачу наличных указываются дата ее выписки, полное наименование распорядителя бюджетных средств, номер регистрационного/специального регистрационного счета, с которого необходимо
получить наличные. Также нужно указать цель, полное название осуществляемых расходов и код экономической классификации расходов.
Для получения наличных со счетов Госказначейства распорядители используют денежные чековые книжки. На основании оформленных денежных чеков уполномоченные лица распорядителей бюджетных средств (кассиры) получают наличные с текущих счетов, открытых в учреждениях банков на имя органов Госказначества.
Заметим, что основным документом, определяющим порядок осуществления операций с наличными средствами, является Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденное постановлением Правления НБУот 15.12.2004 г.№ 637 (далее — Положение № 637).

Вся наличность, полученная в кассу учреждения, должна быть своевременно (в день получения наличных
средств) и в полной сумме оприходована в кассе. В подтверждение факта оприходования наличных
денежных средств в кассу кассир должен оформить приходный кассовый ордер, типовая форма которого
приведена в приложении 2 к Положению № 637. Наличные средства из кассы учреждения кассир выдает по расходным кассовым ордерам или по ведомостям на выплату денег. Типовая форма расходного кассового ордера № КО-2 приведена в приложении 3 к Положению № 637, а ведомости на выплату денег — в приложении 1 к этому Положению.

Осуществляя приобретение материальных ценностей за наличные средства, бюджетному учреждению нужно обратить внимание на правильность документального оформления таких операций. Так, согласно ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-Х/1/ основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы,которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций. Первичный документ должен содержать такие обязательные реквизиты: название документа; дату и место составления; название учреждения, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимающее участие в осуществлении хозяйственной операции.
Все первичные документы нужно составлять во время осуществления хозяйственной операции, а если это
невозможно — непосредственно после ее окончания. Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

Поэтому после получения учреждением материальных ценностей, приобретенных за наличные средства, нужно подать в органы Госказначейства документы, подтверждающие осуществленные расходы. Как предусмотрено п. 6.6 Порядка № 205, в этом случае нужно оформлять Акт приобретения материальных ценностей, форма которого приведена в приложении 27 к указанному Порядку. Акт составляет комиссия, осуществляющая приемку материальных ценностей. Он подлежит утверждению руководителем учреждения.
Осуществляя расчеты наличными средствами за приобретенные материальные ценности, нужно помнить о том, что за нарушение субъектами хозяйствования (в том числе и бюджетными организациями) кассовой дисциплины применяются штрафные санкции, предусмотренные Указом Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных» от 12.06.95 г. №436/95.

Особенное внимание следует обратить на цены закупка. И вот почему.

Поэтому после получения учреждением материальных ценностей, приобретенных за наличные средства, нужно подать в органы Госказначейства документы, подтверждающие осуществленные расходы. Как предусмотрено п. 6.6 Порядка № 205, в этом случае нужно оформлять Акт приобретения материальных ценностей, форма которого приведена в приложении 27 к указанному Порядку. Акт составляет комиссия, осуществляющая приемку материальных ценностей. Он подлежит утверждению руководителем учреждения
Осуществляя расчеты наличными средствами за приобретенные материальные ценности, нужно помнить о том, что за нарушение субъектами хозяйствования (в том числе и бюджетными организациями) кассовой дисциплины применяются штрафные санкции, предусмотренные Указом Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных» от 12.06.95 г. №436/95.