Поступление наличности в кассу

Из определения наличных расчетов, приведенного в п. 1.2 Положения № 637¹, следует, что поступления наличных средств в кассу предприятия возможны в результате проведения расчетов:

(¹ В соответствии с п. 1.2 Положения № 637 наличные расчеты – это платежи наличными предприятий (предпринимателей) и физических лиц за реализованную продукцию (товары, выполненные работы, предоставленные услуги), а также по операциям, непосредственно не связанным с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества.) 

1) за реализованную продукцию (товары, работы, услуги);

2) по внереализационным операциям.

К последним, в частности, относятся поступления от операций, непосредственно не связанных с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества (включая основные фонды, нематериальные активы, продукцию вспомогательного и обслуживающего производства), в т. ч.:

• погашение дебиторской задолженности;

• задолженности по займам;

• безвозмездно полученные средства;

• возмещение материального ущерба;

• взносы в уставный фонд, платежи за предоставленное в лизинг (аренду) имущество;

• роялти;

• доход (проценты) от владения корпоративными правами;

• возврат неиспользованных подотчетных сумм и другие поступления.

Каким бы образом ни поступили наличные денежные средства в кассу предприятия (предпринимателя), такие поступления должны соответствовать действующему законодательству, а также правильно и своевременно оприходоваться и документально оформляться.

Получение наличных денежных средств в банке

Наиболее распространенным вариантом для предприятий, осуществляющих расчеты преимущественно в безналичной форме, является получение наличных денежных средств в кассу предприятия в обслуживающем его банке со своего безналичного счета. На это имеет право каждый субъект хозяйственной деятельности. Наличность может быть получена в банке для различных целей: для выплаты заработной платы, больничных, командировочных расходов, приобретения товарно-материальных ценностей и пр.

Получение наличности в банке осуществляется субъектом хозяйствования по денежному чеку чековой книжки. Форма денежного чека приведена в приложении 11 к Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. № 337 (далее – Инструкция № 337). В соответствии с п. 3 главы 3 раздела III Инструкции № 337 чековая книжка выдается банком с частично заполненными реквизитами (наименование и код банка, номер текущего счета и наименование субъекта хозяйственной деятельности) и зарегистрированными номерами чеков в порядке, установленном банком. Остальные реквизиты денежного чека заполняются бухгалтером предприятия (п. 6 главы 1 и п. 5 главы 3 раздела III Инструкции № 337). К последним относятся:

• имя работника, получающего наличность;

• подписи лиц, имеющих право подписи платежных документов в соответствии с заверенными и переданными в банк образцами подписей (использование факсимиле не допускается);

• дата выдачи чека (число и год – цифрами, месяц – словом);

• сумма операции;

• оттиск печати предприятия;

• данные паспорта лица-получателя или заменяющего его документа, наименование документа, серия, номер и дата его выдачи, наименование выдавшего его учреждения;

• цели расходов (обратная сторона денежного чека).

• Исправления в денежном чеке, как, впрочем, и во всех кассовых документах, не допускаются.

Напомним также, что согласно п. 7 главы 1 раздела III Инструкции № 337 денежные чеки действительны на протяжении 10 календарных дней со дня их выписки (не учитывая день выписки).

После получения наличности в банке необходимо своевременно и в полном объеме оприходовать ее в кассе предприятия. Кроме того, оприходования требует и наличность во всех остальных случаях её получения в кассу предприятия (выручка от реализации и от внереализационных операций).

Оприходование наличности

Оприходование наличности – это проведение предприятиями и предпринимателями учета наличности в кассе на полную сумму ее фактического поступления в кассовой книге, книге учета доходов и расходов, книге учета расчетных операций (п. 1.2 Положения № 637).

Т. е. при оприходовании наличности учитывается способ проведения расчетов:

1) при осуществлении расчетов через кассу предприятия учет наличных осуществляется в полной сумме их фактического поступления (в день их поступления) в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров (абзац второй п. 2.6 Положения № 637);

2) при осуществлении расчетов с применением РРО или РК осуществляется учет наличных средств в полной сумме их фактического поступления в книге учета расчетных операций на основании фискальных отчетных чеков РРО (РК) (абзац третий п. 2.6 Положения № 637);

3) при осуществлении расчетных операций предприятиями, которым в соответствии с Законом о РРО предоставлено право осуществлять расчеты наличными без РРО или РК и специфика работы которых не оставляет им возможности оформлять каждую кассовую операцию кассовым ордером, учет наличных разрешается осуществлять в конце рабочего дня по совокупности операций в целом за рабочий день с оформлением кассовыми документами и отражением в соответствующей книге учета (абзац четвертый п. 2.6 Положения № 637);

4) при осуществлении расчетных операций частным предпринимателем, имеющим право принимать наличные средства без РРО или РК, учет наличных осуществляется в полной сумме их фактических поступлений в книге учета доходов и расходов (п. 5, 6 ст. 9 Закона о РРО).

Суммы оприходованной наличности во всех случаях должны отвечать суммам, указанным в соответствующих кассовых (расчетных) документах.

Более подробно остановимся на порядке учета наличных средств, поступающих непосредственно в кассу предприятия.

Прием наличных денежных средств в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам (приложение 2 к Положению № 637), подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия. При этом не следует забывать, что эта операция может осуществляться только в день составления приходного кассового ордера и подтверждается заверенной оттиском печати предприятия квитанцией² (отрывная часть приходного кассового ордера) с подписью главного бухгалтера (уполномоченного лица). Квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги.

(²В соответствии с изменениями, внесенными в Постановление № 637 постановлением правления НБУ от 29.04.2009 г. № 252, квитанции программно-технических комплексов самообслуживания признаны кассовыми документами.) 

Кассир принимает наличность только после тщательной проверки:

• наличия и подлинности на документах соответствующей подписи;

• правильности оформления документов, наличия всех реквизитов³;

• наличия перечисленных в документах приложений.

(³ См. правила заполнения реквизитов кассовых документов в приложении 14 к Инструкции № 337 и Справочники бухгалтера в № 8/2009.) 

В случае невыполнения хотя бы одного из перечисленных требований кассир возвращает документы для соответствующего оформления.

Кассовые ордера, сразу же после получения по ним наличности, подписываются кассиром, а на приложенных к ним документах ставится оттиск штампа или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Приходный кассовый ордер, по которому получена наличность, прилагается к отчету кассира (приложение 6 к Положению № 637).

Затем приходные кассовые ордера (до передачи в кассу) регистрируются бухгалтером в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (приложение 4 к Положению № 637), который ведется отдельно по приходным и расходным операциям. Регистрация кассовых ордеров может осуществляться также при помощи компьютерных средств, обеспечивающих формирование и распечатку необходимых кассовых документов (п. 3.11 Положения № 637).

Но помните: чтобы наличные денежные средства считались оприходованными, необходимо сделать запись в кассовой книге (приложение 5 к Положению № 637) на основании оформленного должным образом кассового ордера.

В бухгалтерском учете, в соответствии с Инструкцией № 291, наличные денежные средства предприятия учитываются на счете 30 «Касса». При этом поступление наличности в кассу отражается по дебету указанного счета.

Если во время проверки контролирующим органом будут выявлены суммы наличных средств, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, то такие суммы будут расценены проверяющими как неоприходованные. Напомним, что в соответствии со ст. 1 Указа № 436 и п. 5 Методрекомендаций № 210 за неоприходование (неполное и/или несвоевременное оприходование) в кассах наличных предприятию грозит штраф в пятикратном размере неоприходованных сумм (см. «Ответственность за нарушение в сфере наличного обращения» в Справочнике бухгалтера в № 7/2009 на с. 70). >>>

Кроме того, при проверке оприходования поступлений наличности в кассу предприятия налоговые органы обязательно обратят внимание на вопросы, рекомендуемые ГНАУ в п. 3.2 Методрекомендаций № 210. А значит:

• проведут анализ общего состояния поступлений наличности из кассы банка в кассу предприятия на основании банковских выписок по текущим счетам;

• сличат банковские выписки (по суммам средств, полученных из банка, и датам) и проверят на соответствие записи в кассовой книге данным приходных кассовых ордеров, а в случае необходимости могут также сравнивать данные корешков денежных чеков с выписками банка;

• установят полноту и своевременность оприходования в кассе поступлений наличных, полученных предприятием (за реализованную продукцию, проданные товары, выполненные работы, предоставленные услуги и т. п.);

• проверят порядок оприходования наличности в кассе во время расчетов с применением РРО (РК) в соответствии с п. 2.6 Положения № 637;

• определят целесообразность проведения соответствующей встречной документальной проверки, которая осуществляется непосредственно на предприятиях-покупателях (у заказчиков), уплативших наличные средства, путем привлечения соответствующих первичных документов и взаимной сверки кассовых документов получателей наличности с данными покупателей.

При получении предприятиями значительных сумм наличности (превышающей эквивалент 10000 евро по официальному курсу гривни к иностранной валюте, установленному НБУ) производится также анализ объемов наличности, периодичности и структуры ее выдачи, динамики по сравнению с предыдущими периодами, проведения операций, не являющихся экономически оправданными или противоречащих законодательству Украины (не отвечающих характеру его деятельности; переводы значительной суммы наличности на счета физических лиц; поступление и снятие со счетов наличности в сумме, превышающей обычный денежный оборот этого предприятия (предпринимателя)), а также осуществляется проверка систематического или полного снятия значительных сумм наличности в день ее поступления на счет.

Анализируется также выдача наличности в суммах, которые хоть и не превышают 10000 евро, но получались предприятием со своего счета регулярно в течение короткого периода.

При необходимости для контроля целевого использования значительной суммы наличности, полученной предприятием в учреждении банка, может осуществляться встречная проверка.