Приходный кассовый
ордер заполняется в одном экземпляре. Лицу, сдающему денежные средства
выдается заверенная оттиском печати квитанция. ПКО, по котором получены
наличные, остается в
кассе.
Выдача наличных из кассы оформляется Расходным кассовым
ордером (далее - РКО) либо надлежащим образом оформленными платежными
ведомостями.
К РКО
могут прилагаться сопроводительные документы (счета, ведомости и т.д.).
Если на этих сопроводительных документах стоит сопроводительная подпись
руководителя, то его подпись на РКО не
обязательна.
Выдача
денежных средств отдельным физическим лицам осуществяется при
предъявлении документа удостоверяющим личность. При этом в РКО
указываются реквизиты предъявляемого
документа.
Физическое лицо после получения денежных средств
расписывается в РКО или ведомости с указанием полученной
суммы.
При выведении
остатка по кассе в расчет не берутся РКО и ведомости на которых нет
подписи получателя.
На лиц, которые не числяться в штате предприятия
выписываются отдельные РКО или
ведомости.
В РКО
выписанных на общую сумму проведенных операция (напр.-сдача наличных в
банк) реквизит "Получил" не
заполняется.
Выдача
наличности осуществляются лицу указанному в РКО. Исключения - если
наличность выдается по доверенности. Доверенность в таком члучае
остается у кассира и прилагается к кассовому ордеру либо
ведомости.
Выдача
наличных по кассовому ордеру осуществляется лишь в день составления
документа.
Исправления в расходных касовых ордерах не
допускаются.
Выдача из кассы средств на оплату
труда
Выплачивать
зарплату предприятие может из средств полученных в банке либо из
выручки. Это можно делать даже если предприятие имеет налоговый
долг.
Если
предприятие сняло в банке деньги на выплату зарплаты, то оно имеет право
хранить эти деньги в кассе предприятия на протяжении 3 рабочих дней,
включая день получения денежных средств. То же самое касается и средств
полученных как выручка в сумме переданных в кассу предприятия
ведомостях на выплату денежных
средств.
Все
постпления и выдачи наличных учитывают в кассовой книге (форма КО-4).
Каждое предприятие имеющее кассу ведет одну кассовую
книгу.
Перед
началом ведения кассовой книги заполняют ее титульную страницу и
нумеруют листы. После этого ее прошивают и заверяю своими подписями
руководитель и главный бухгалтер
предприятия.
Подчистки и исправления в кассвой книге не допускаются. Если
все таки возникла необходимость сделать исправления, то это делается
так: неправильный текст и цифры зачеркиваются и над ними пишется
правильное значение. Зачеркивание делается так, чтобы было видно текст
который исправляется. Исправление сопровождается надписью: "Исправлено" и
подтверждено подписью кассира и главбуха. Контроль за правильным
ведением кассовой книги возлагается на главного
бухгалтера.
Записи в
кассовой книге осуществляются в двух экземплярах (через копировальную
бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой. Первые
экземпляры, являющиеся неотрывной частью листа кассовой книги —
«Вкладные листы кассовой книги», остаются в кассовой книге. Вторые
экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги — «Отчет
кассира», являются документом, по которому кассиры отчитываются по
движению денег в кассе. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые
номера.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подытоживает операции
за день, выводит остаток наличных в кассе на начало следующего дня и
передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира вторые экземпляры,
являющиеся отрывной частью листа кассовой книги (копию записей в
кассовой книге за день), с приходными и расходными кассовыми ордерами
под роспись в кассовой книге. Наличные, выданные по расходным ведомостям
на выплаты, связанные с оплатой труда, отражаются в кассовой книге по
истечении сроков этих выплат, а закрытие вышеуказанных документов и
выписывание соответствующих расходных кассовых ордеров осуществляются в
порядке.
Если
бухгалтерия и кассир предприятия (юридического лица) не работают в
выходные и праздничные дни, а его обособленное подразделение,
использующее при расчетах РРО (РК), в эти дни работает, но не ведет
кассовой книги, то записи в кассовой книге юридического лица
осуществляются на следующий рабочий день предприятия — юридического
лица.
Предприятия,
имеющие обособленные подразделения, которые проводят кассовые операции с
отражением их в кассовой книге и режим работы которых не совпадает с
распорядком функционирования бухгалтерии предприятия — юридического
лица, внутренним документом определяют порядок взаимодействия
обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия (юридического
лица) согласно требованиям законодательства Украины, в частности
определение времени рабочих смен, обеспечение бухгалтерского учета
кассовых операций и т. п.
Предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения
кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме при
помощи компьютерных средств. Программное обеспечение, при помощи
которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное
отражение и распечатывание каждой из двух частей листа кассовой книги
(«Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и
содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в
бумажной форме.
Записи в кассовой книге осуществляются на основании
соответствующей информации из кассовых документов. Записи в кассовую
книгу должны вноситься до начала следующего рабочего дня (т. е. с
остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты,
предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны
нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года.
В случае
распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно
автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за
этот месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество
за год.
После
распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира»
кассир обязан проверить правильность составления этих документов,
подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими
кассовыми документами в бухгалтерию под роспись во «Вкладном листе
кассовой книги».
«Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится
кассиром отдельно за каждый месяц. По завершении календарного года (или в
зависимости от необходимости) «Вкладной лист кассовой книги»
формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество
листов за год подтверждается подписями руководителя и главного
бухгалтера предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в
книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического
лица).
По
завершении календарного года кассовая книга на электронных носителях
должна передаваться для хранения согласно законодательству
Украины (т.е. не менее трех
лет).
Итак:
- Приход денежных средств оформляется Приходными кассовыми
ордерами;
- Расход денежных
средств оформляется Расходными кассовыми ордерами или платежными
ведомостями);
- Приход и расход по кассе
отображаются в кассовой книге;
- Предприятие имеет право хранить
наличность в кассе в пределах установленного
лимита;
- Если лимит кассы
не установлен он считается равным
нулю;
- За превышение лимита предприятию грозит штраф в двухкратном
размере от суммы превышения
лимита.
Автор статьи: Пискун Антон