Правила заполнения отчетности по ЕСВ определены Порядком № 454. В то же время на практике нередко приходится сталкиваться с нестандартными ситуациями относительно начисления той или иной выплаты, которые, соответственно, имеют свои особенности отражения в отчете. Больше всего возникает вопросов с правильностью отражения в отчете сумм отпускных и больничных. Об этом и расскажем в данной статье.

Больничные в приложении Д4

Отражение сумм помощи по временной нетрудоспособности (далее – помощь) в приложении № Д4 отчета по ЕСВ имеет ряд особенностей. Больничные отражаются в форме № Д4 за месяц, в котором их начислено на основании больничного листа, полученного от работника. То есть, если больничный у работника начался в сентябре и закончился в октябре и, соответственно, больничный лист был предоставлен в октябре, то вся сумма больничных будет отражаться в отчете за октябрь.

При определении максимальной величины дохода, с которого удерживается ЕСВ, согласно пп. 2 п. 4.3 Инструкции № 455 суммы больничных учитываются в третью очередь (после заработной платы и вознаграждений по договорам ГПХ).

В случае «переходящего» больничного сумма помощи по нетрудоспособности распределяется по месяцам болезни. При этом часть помощи, приходящаяся на соответствующий месяц, суммируется с другими выплатами этого месяца для определения базы обложения ЕСВ.

1. При заполнении Таблицы 1 необходимо учитывать следующее:

• если работник целый месяц находился на больничном и в отчетном месяце других видов выплат (дохода) не было, то он не включается в показатель «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано виплати»;

• для правильного отражения сумм больничных в Таблице 1 имеет значение, за счет каких средств такие выплаты проведены: общая сумма больничных отражается в строке 1, оплата первых пяти дней нетрудоспособности за счет работодателя отражается в строке 1.3, а выплата больничного за счет средств фонда соцстрахования – в строке 1.4;

• в строках 2 и 4 в составе дохода за месяц учитываются суммы начисленных больничных. Доход в строках 2 и 4 отражается с учетом максимальной величины, на которую начисляется и с которой удерживается ЕСВ.

2. Таблица 6 заполняется с учетом следующих моментов:

• больничные в Таблице 6 отражаются отдельной строкой. Вместе с тем выплаты работнику отражаются в той очередности, которая принята для определения максимальной величины дохода для удержания ЕСВ;

• при отражении сумм больничных в Таблице 6 не имеет значение, за счет каких средств они выплачены (за счет средств работодателя или фонда соцстрахования). Вся сумма больничных, которая приходится на один месяц, отражается в одной строке;

• если временная нетрудоспособность приходится на один месяц, то сумма больничных в Таблице 6 отражается одной строкой. Если же дни нетрудоспособности приходятся на несколько месяцев – сумма больничных в Таблице 6 отражается несколькими строками – по одной строке на каждый календарный месяц, на который приходятся дни временной нетрудоспособности. При этом сумма больничных за каждый месяц определяется пропорционально календарным дням нетрудоспособности, приходящимся на каждый месяц;

• если работник целый месяц болел (продолжает болеть и не предоставил больничный лист) и ему не начислено заработную плату или другие виды облагаемых доходов, в Таблице 6 на него заполняется строка, в которой указывается его пребывание в трудовых отношениях с работодателем (графа 15).

Порядок заполнения Таблицы 6:

– в графе 9 «Код категорії застрахованої особи» указывается код застрахованного лица в соответствии сТаблицей соответствия кодов категории застрахованного лица и кодов базы начисления и размеров ставок единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (приложение 2 к Порядку № 454). Например, для работника обычного предприятия, не относящегося к категории инвалидов, код категории застрахованного лица «29»;

– графа 10 «Код типу нарахувань» не заполняется, поскольку код типа начислений для отражения больничныхПорядком № 454 не предусмотрен;

– в графе 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» указывается период, за который начислено сумму больничных;

– в графе 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» указывается количество календарных дней, приходящихся на период болезни работника согласно предоставленному им листку нетрудоспособности;

– графы 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати», 15 «Кількість днів перебування у трудових/ЦП відносинах протягом календарного звітного місяця» и 16 «Кількість календарних днів відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами» в строке больничных не заполняются.

Графа 15 заполняется только в случае, если работнику за отчетный месяц не было начислено других выплат. Если же работнику была начислена заработная плата, то графа 15 подлежит заполнению в строке с заработной платой;

– в графе 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати / доходу (усього з початку звітного місяця)»указывается сумма больничной выплаты за отчетный месяц без ограничения максимальной величиной базы для начисления ЕСВ;

– в графе 18 «Сума нарахованої заробітної плати / доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» указывается сумма больничной выплаты в пределах максимальной величины базы для начисления ЕСВ. То есть в графе 18 отражается размер больничной выплаты, с которой будет взиматься ЕСВ после применения максимальной базы для удержания ЕСВ к заработной плате и вознаграждению по договорам ГПХ.

В 2013 году максимальная величина базы для начисления ЕСВ составляет:

• с 01.01.2013 г. по 30.11.2013 г. – 19499 грн. (1147 x 17);

• с 01.12.2013 по 31.12.2013 г. – 20706 грн. (1218 x 17);

– в графе 19 «Сума єдиного внеску за звітний місяць (із заробітної плати / доходу)» указывается сумма ЕСВ, удержанного с больничных выплат.

Рассмотрим отражение больничных в приложении № Д4 на условном числовом примере 1.

Пример 1

Таблица 1. Начисленные больничные и другие выплаты за октябрь 2013 года

Таблица 2. Расчет показателей для заполнения приложения Д4 (ставка ЕСВ 36,76 %)

____________
* за сентябрь база для ЕСВ с суммы больничных Совенко А. С. составляет 4499 грн. (19499 грн. – 15000 грн.)

Пример заполнения приложения Д4 за октябрь 2013 года (по условиям примера 1).

Фрагмент Таблицы 1 формы № Д4:

Фрагмент заполнения Таблицы 6 приложения Д4:

Отпускные в приложении Д4

При отражении сумм отпускных в отчете по ЕСВ следует учесть следующие моменты:

1. Согласно п. 2.2.12 Инструкции № 5 отпускные относятся к фонду дополнительной заработной платы, поэтому они являются базой для начисления ЕСВ. При этом отражаются отпускные в полной сумме за месяц, в котором их начислено. Это следует из ч. 5 ст. 7 Закона № 2464, которая гласит, что ЕСВ начисляется на суммы, являющиеся базой его начисления, независимо от источников их финансирования, формы, порядка, места выплаты и использования, а также от того, выплачены такие суммы фактически после их начисления или нет.

2. При определении максимальной величины дохода, с которого удерживается ЕСВ, суммы отпускных будут учитываться с заработной платой согласно пп. 2 п. 4.3 Инструкции № 455 в первую очередь.

В случае «переходящих» отпускных применение максимальной величины дохода при начислении ЕСВ осуществляется отдельно за каждый месяц (п. 4.3 Инструкции № 455).

3. В Таблице 1 «Нарахування єдиного внеску» суммы отпускных отражаются в общем порядке в составе фактических расходов на оплату труда.

Если работник целый месяц был в отпуске (ежегодном или «за свой счет») и в отчетном месяце других видов выплат (дохода), с которых удерживается ЕСВ, не было, то он не учитывается при определении показателя «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано виплати».

4. В Таблице 6 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам» суммы отпускных отражаются отдельно строкой с кодом типа начислений «10».

«Переходящие» отпускные в Таблице 6 отражаются отдельными строками за каждый календарный месяц в сумме, что приходится на дни отпуска конкретного месяца, указанного в графе 11 (п. 4.9 Порядка № 454). Например, если работнику в октябре начислено заработную плату и отпускные, часть которых приходится на октябрь, а часть – на ноябрь, то выплаты такому работнику в Таблице 6 будут отражаться тремя строками: первая – заработная плата, вторая – отпускные за октябрь, третья – отпускные за ноябрь.

Порядок заполнения Таблицы 6:

– графа 10 «Код типу нарахувань» указывается код типа начислений «10»;

– в графе 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» указывается период, за который начислены отпускные;

– в графе 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» в строке отпускных не заполняется;

– в графе 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» указывается количество календарных дней отпуска «за свой счет» согласно ст. 25, 26 Закона № 504, т. е. когда за работником не сохранялась заработная плата;

– графа 15 «Кількість днів перебування у трудових/ЦП відносинах протягом календарного звітного місяця» заполняется в случае, если работник находится в отпуске (ежегодном, «за свой счет») полный отчетный месяц и при этом отпускные ему были выплачены наперед в предыдущем отчетном периоде. Такое застрахованное лицо все равно подлежит отражению в Таблице 6, где на него заполняется графа 15. Аналогично Таблица 6 заполняется и на работника, который весь отчетный месяц находился в отпуске «за свой счет». Если же работнику были начислены, например, и заработная плата, и вознаграждения по договору ГПХ, и отпускные, то графа 15 заполняется в строке с заработной платой;

– графа 16 «Кількість календарних днів відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами» в строке отпускных (ежегодные, «за свой счет») не заполняется;

– в графе 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати / доходу (усього з початку звітного місяця)»указывается сумма отпускных за отчетный месяц без ограничения максимальной величиной базы для начисления ЕСВ;

– в графе 18 «Сума нарахованої заробітної плати / доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» указывается сумма отпускных в пределах максимальной величины базы для начисления ЕСВ. То есть в графе 18 отражается сумма отпускных, с которой будет взиматься ЕСВ после применения максимальной базы для удержания ЕСВ к основной заработной плате;

– в графе 19 «Сума єдиного внеску за звітний місяць (із заробітної плати / доходу)» указывается сумма ЕСВ, удержанного с отпускных.

Отражение отпускных в отчете по ЕСВ рассмотрим на условном числовом примере 2.

Пример 2

Таблица 3. Начисленные отпускные и другие выплаты за октябрь 2013 года

Таблица 2. Расчет показателей для заполнения приложения Д4 за октябрь 2013 г. (ставка ЕСВ 36,76 %)

Пример заполнения приложения Д4 за октябрь 2013 года (по условиям примера 2).

Фрагмент Таблицы 1 формы № Д4:

Фрагмент Таблицы 6 формы № Д4:

автор: Наталья Каламайко,
эксперт компании «ЛІГА:ЗАКОН»