Якщо працівник не повертає невитрачені підзвітні кошти у строки, встановлені ПКУ (при цьому може бути порушено п. 2.12 Положення №637>, якщо таке повернення було здійснене пізніше від встановлених у ньому строків), то неповернена сума підпадає під обкладення податком з доходів фізичних осіб. Навіть якщо згодом працівник поверне ці гроші, йому все одно не уникнути обов'язку сплатити з них ПДФО.
Розглянемо детальніше оподаткування підзвітних коштів.
Згідно з пп. 164.2.11 ПКУ,
до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу
працівника включається сума надміру витрачених коштів, отриманих на
відрядження або під звіт, яку не було повернено у встановлені
законодавством строки. Розрахунок зазначеної суми проводиться згідно з
п. 170.9 ПКУ.
Отже, згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, під оподаткування підпадають підзвітні кошти, видані:
а) на відрядження — сумі, що перевищує суму витрат працівника на таке відрядження, розрахованій згідно з пп. 140.1.7 ПКУ;
б) під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені і
за рахунок підприємства — сумі, що перевищує суму фактичних витрат
працівника на виконання таких дій.
При цьому згідно з п. 164.5 ПКУ база оподаткування розраховується за формулою:
К = 100: (100 - Сп) ,
де: К — коефіцієнт;
Сп — ставка податку, яку встановлено для таких доходів на момент їх нарахування.
Для ставки ПДФО 15% такий коефіцієнт дорівнює К = 100 : (100 - 15) = 1,17647.
Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ сума ПДФО, яку нараховано на суму такого
перевищення, утримується підприємством, що видало підзвітні кошти, за
рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування)
працівника за той місяць, в якому працівник не повернув вчасно видані
йому кошти, а у разі недостатності суми такого доходу ПДФО утримується
за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної
його сплати.
Далі, у разі якщо працівник звільняється або припиняє
цивільно-правові відносини з підприємством, яке видало йому підзвітні
кошти, сума ПДФО утримується за рахунок останньої виплати
оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку із
працівником, а у разі недостатності суми такого доходу непогашена
частина податку включається до податкових зобов'язань працівника за
наслідками звітного (податкового) року. У зв'язку з цим працівник
зобов'язаний подати декларацію про майнове положення і доходиу
порядку, передбаченому ст. 179 ПКУ, а також самостійно сплатити суму
податкового зобов'язання до 1 серпня року, наступного за звітним.
Зверніть увагу на те, що виходячи з пп. 170.9.1 ПКУ не встановлює спеціальні строки для сплати ПДФО з надміру витрачених підзвітних коштів,
хоча і прописує спеціальний порядок його утримання з працівника (тобто
нарахування ПДФО працедавцем) — не загальною сумою в одному місяці, а в
межах місячного доходу після оподаткування. Тож, з погляду автора,
сплатити цю суму ПДФО до бюджету потрібно у строки, передбачені для сплати ПДФО з того доходу, з якого його було утримано.
Наприклад, якщо ПДФО з неповернених підзвітних сум було утримано із
зарплати за травень 2013 р., сплатити його потрібно в той самий строк,
що і ПДФО із зарплати за травень, а саме — одночасно з виплатою такої
зарплати. Якщо ж вона не виплачується у строк, то сплатити ПДФО до
бюджету слід до 30.06.2013 р. (див. підпункти 168.1.2, 168.1.4, 168.1.5
ПКУ з урахуванням пп. 49.18.1 і п. 57.1 ПКУ). Якщо зарплату за травень
2013 р. буде виплачено з готівкової виручки, то ПДФО до бюджету потрібно
сплатити не пізніше наступного банківського дня згідно з пп. 168.1.4
ПКУ. У тому випадку, якщо підприємство утримує ПДФО з доходу кількох
місяців, воно має сплачувати кожну утриману суму одночасно зі сплатою
ПДФО, утриманого з кожного місячного доходу, адже саме у момент
утримання ПДФО виникає зобов'язання з його сплати. Проте для однозначної
відповіді на це запитання працедавець може звернутися до органу ДПI
(Міндоходів) за місцем обліку за індивідуальною податковою
консультацією.
Може статися, що повне утримання суми ПДФО з надміру витрачених у
попередніх місяцях підзвітних коштів є неможливим унаслідок смерті
працівника або визнання його судом безвісно відсутнім, або оголошення
його судом померлим. У цьому випадку сума ПДФО утримується під час
нарахування доходу за останній для такого працівника податковий період
(місяць звільнення у зв'язку зі смертю тощо), а в непогашеній частині
визнається безнадійною до сплати. Зверніть увагу: непогашена частина
ПДФО не відображається у бухобліку й у формі №1ДФ.
Причина цього полягає в тому, що нарахованого працедавцем доходу бракує
для утримання такої суми, а виходячи з пп. 170.9.1 ПКУ — немає доходу,
то ні з чого його й утримувати (нараховувати).
Дохід у вигляді неповернених підзвітних коштів і сума ПДФО, що йому відповідає, відображається у формі №1ДФ з ознакою 118.Автор: Егорова Юлия
