Відповідно до статті 21 КЗпП трудовий договір — це угода між працівником і власником підприємства (установи, організації; далі — підприємство) або уповноваженим ним органом чи фізичною особою (далі — роботодавець), за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядку, а роботодавець зобов’язується виплачувати працівнику заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і згодою сторін. Стаття 31 КЗпП забороняє роботодавцю вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором.
   
   Перелік обов’язків, що покладають на працівника, має бути визначено під час прийняття на роботу (укладання трудового договору) і закріплено в посадовій (робочій) інструкції та/або в трудовому договорі, укладеному в письмовій формі. Роботодавець може внести зміни до трудового договору (посадової або робочої інструкції) лише у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці й виключно за згодою працівника та в порядку, визначеному частиною третьою статті 32 КЗпП.
   
   Таким чином, «призначити» працівника відповідальним за виконання певних обов’язків можна лише з одночасним відображенням цих обов’язків у посадовій (робочій) інструкції (трудовому договорі).
   
   Отже, у посадовій інструкції (трудовому договорі) бухгалтера має бути визначено конкретний перелік обов’язків щодо ведення кад­рового діловодства, у т. ч. щодо ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок працівників. Про надання бухгалтеру права засвідчувати своїм підписом записи в трудових книжках працівників також має бути зазначено у посадовій інструкції.
   
   Якщо роботодавець прийме рішення про делегування бухгалтеру права підпису в трудових книжках пізніше дати укладання трудового договору, він може видати відповідний наказ про делегування права.
   
   За таких умов при засвідченні записів у трудових книжках працівників бухгалтер має зазначати свою посаду.
   
   Втім, виконання обов’язків з ведення кадрового діловодства може бути доручено бухгалтеру у порядкусуміщення посади інспектора з кадрів. У такому разі при засвідченні записів у трудових книжках працівників має бути зазначено назву посади «інспектор з кадрів».