Зберігання та облік трудових книжок

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 року № 301 трудові книжки зберігаються на підприємствах як документи суворої звітності і видаються працівникам на руки лише в разі звільнення під розписку в особовій картці працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом Державного комітету статистики України і Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656) та книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

На практиці власник або уповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання копії трудової книжки, засвідчені підписом відповідальної особи та печаткою підприємства (служби персоналу).

Згідно з пунктом 2.20 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, трудові книжки працівників, які працюють за трудовим договором в іноземних представництвах, в іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, зберігаються:

• у м. Києві — в Генеральній дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв;
• в Автономній Республіці Крим — у філіалі Генеральної дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв м. Ялти;
• в областях — в управліннях зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрацій або на підприємствах, визначених облдержадміністраціями;
• у м. Севастополі — в Севастопольській міській державній адміністрації.

Трудові книжки працівників, що працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб — суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няні, водії тощо), зберігаються безпосередньо у цих працівників.

Бланки трудових книжок (вкладишів до них) зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою в підзвіт посадовій особі, яка відповідає за ведення і зберігання трудових книжок.

Облік руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться службою персоналу або спеціально уповноваженою посадовою особою у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10, затверджена наказом Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 року № 277; далі — Наказ № 277; додаток 1).

У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, що видані працівникам знову.

Звернути увагу. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них має бути пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.

Щомісяця посадова особа, відповідальна за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них (які вона брала раніше) та про суми, одержані за видані трудові книжки і вкладиші до них, разом із прибутковим ордером каси підприємства.

При зміні посадових осіб, які згідно з посадовою інструкцією або наказом відповідають за ведення трудових книжок, передання чистих бланків трудових книжок (вкладишів до них), а також заповнених трудових книжок оформляється відповідним актом (додаток 2).

На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт за формою, затвердженою Наказом № 277 (додаток 3).

Звернути увагу. Трудові книжки працівників доцільно зберігати в сейфах за алфавітом, а на великих підприємствах — за структурними підрозділами і за алфавітом.

Трудові книжки (дублікати), не одержані працівниками під час звільнення, зберігаються в кадровій службі протягом 2 років окремо від трудових книжок працівників, які працюють, а потім передаються до архіву підприємства, де вони зберігаються протягом 50 років, а після закінчення зазначеного строку знищуються.

Розрахунки за трудові книжки

За видачу нової трудової книжки (вкладиша до неї) з працівника стягується сума її вартості.

Якщо трудову книжку працівника загублено підприємством унаслідок стихійного лиха або з інших причин, йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.