При таких расчетах возможны две ситуации: совершение предоплаты и последующая оплата за товары (работы или услуги).

Если мы делаем предоплату, то первым событием будет перечисление аванса поставщику. Поставщик как правило (но не всегда) выставляет покупателю (то есть нам) счет-фактуру. Сразу хочется отметить, что данный документ не является первичным и несете только информацию о предложение приобрести товары (работы или услуги) по какой-то определенной цене. Кроме того данный документ может содержать информацию о поставщике (наименование, юридический адрес, реквизиты плательщика НДС и статус налогоплательщика).

Основанием для перечисления денег может быть и договор, в котором согласовывается объемы и цена поставки. Если поставка разовая то всю операцию можно совершить и на основании счета (как и делают большинство организаций). Если счет содержит в себе существенные условия и выражает намерение сторон взять на себя обязательства то он может выполнять роль договора купли-продажи (ст. 641 ГКУ).

В сфере ВЭД счет-фактура носит название "инвойс", который выполняет много функций (документа на отгрузку, товарно-сопроводительного документа, документа для таможенного оформления).

Если мы совершили предоплату поставщику мы ее должны отобразить на счете 371 "Расчеты по выданным авансам" и она отображается как дебиторская задолженность, то есть поставщик должен нам деньги. Этот счет закроется в случае получения товаров (работ или услуг) или при возвращении этой предоплаты. При получении товарно-материальных ценностей от поставщиков они зачисляются в дебет соответствующих счетов (20, 15, 22, 28) и кредитуется счет 63. Одновременно делается проводка Дт 631 Кт 371.

Итак если мы видим дебетовое сальдо по счету 371 - это значит, что у нас висит незакрытая предоплата поставщикам (текущая дебиторская задолженность), если по дебету 183 - то это значит, что у нас есть долгосрочная дебиторская задолженность.

Если же первым событием стала отгрузка товаров, выполнение работ или оказание услуг, то тут все проще. При получении будет дебетоваться соответствующий счет (20, 15, 22, 28, 92,93 и т.д) и кредитоваться 63. При оплате 63 счет уже будет в дебете и возникшая задолженность будет погашаться. Если мы видим кредитовое сальдо на 63 счете это значит, что у нас есть кредиторская задолженность.

Кроме того может быть задействован счет 68 "Расчеты по прочим операциям". Сюда можно будет отнести расчеты с некоммерческими организациями, а также другие операции (например - арендными).