Какая ответственность предусмотрена действующим законодательством за несоблюдение сроков возврата излишне израсходованных денежных средств.

Ответственность работника, субъекта хозяйствования и его должностных лиц

Как уже указывалось выше, сроки возврата выданных на командировку денежных средств установлены абзацем четвертым п.п. 170.9.2 и п.п. 170.9.3 НКУ, п. 11 разд. II Инструкции № 59, п. 2.11 Положения № 637 и п. 2 Порядка № 996, сроки предоставления отчета об использовании средств определены п.п. 170.9.2 и п.п. 170.9.3 НКУ.

Первые применяются налоговыми органами для определения фактов нарушения правил наличного обращения, вторые — для целей налогообложения доходов физических лиц.

Перечень штрафных санкций, которые могут быть наложены на работника, субъекта хозяйствования и его должностных лиц в связи с невыполнением норм вышеуказанных нормативных документов, приведем в таблице.

Отдельно остановимся на ответственности подотчетного лица.

В случае нарушения работником сроков возврата неизрасходованных денежных средств, выданных на командировку, очень важным для целей обложения налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) является момент возникновения налогооблагаемого дохода у физического лица. К сожалению, в НКУ не указано, когда возникает доход в указанном случае. В связи с этим возможны два варианта:

1. «Фискальный». Доход в виде излишне израсходованных своевременно не сданных денежных средств возникает у работника на следующий день послеокончания предельного срока возврата излишне израсходованных денежных средств. Этот вывод следует из формального прочтения п. 170.9 НКУ.

И если его придерживаться, то на следующий день после окончания предельного срока возврата излишне израсходованных денежных средств доходом работника признается:

— вся сумма денежных средств, выданная на командировку, — в случае несвоевременного предоставления Отчета и сдачи неиспользованных денежных средств;

— разница между суммой аванса на командировку и суммой средств, потраченных согласно Отчету, — в случае если работник предоставил Отчет своевременно, но остаток денежных средств сверх суммы, потраченной согласно Отчету, не вернул работодателю в установленные НКУ сроки.

2. «Либеральный». Налогооблагаемый доход у работника в виде неизрасходованных своевременно не сданных денежных средств возникает в месяце подачи Отчета в случае, если работник не возвратил такие средства в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок подачи отчета. Данный вывод следует из п. 3 Порядка № 996. Процитируем его:

«Если плательщик налога не возвращает сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок (до окончания третьего или пятого, а в отдельных случаях десятого или двадцатого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет налогового агента налогоплательщика, который предоставил средства под отчет), то такая сумма подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 167.1 статьи 167 раздела IV Кодекса за счет любого налогооблагаемого дохода (после налогообложения) за соответствующий месяц…»

Кроме того, в тексте Отчета, в котором работодатель будет рассчитывать НДФЛ с несвоевременно возвращенной суммы, указано, что доход у работника возникает только в случае, если им не была возвращена сумма излишне израсходованных средств на протяжении отчетного месяца, на который приходится предельный срок возврата.

Следуя данному варианту, если:

а) неизрасходованные денежные средства возвращены с нарушением предельных сроков, но до конца месяца, на который приходится такой предельный срок, тодоход у работника не возникает (НДФЛ не удерживается);

б) денежные средства не возвращены до конца месяца, на который приходится предельный срок возврата, то в месяце предоставления Отчета у работника возникает доход в сумме превышения над суммой, потраченной согласно Отчету. Сумма превышения подлежит обложению НДФЛ.

Оба приведенных варианта имеют свои недостатки. Так, следуя «фискальному»варианту (основывается на НКУ), работодателю придется проигнорировать прядок заполнения Отчета в части, касающейся обложения НДФЛ своевременно не возвращенной суммы. Ведь, как уже указывалось выше, в бланке Отчета указано, что блок с расчетом суммы налога со своевременно не возвращенных денежных средств заполняется только в случае их невозврата в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок.

Если же руководствоваться «либеральным» вариантом (основывается на Порядке № 996), то становится непонятно, зачем законодатель устанавливал предельные сроки возврата излишне израсходованных денежных средств (напомним, что согласно абзацу четвертому п.п. 170.9.2 НКУ остаток денежных средств сверх суммы, потраченной согласно Отчету, должен быть возвращен работодателю, выдавшему денежные средства, до или во время подачи Отчета)? Ведь в случае возврата денежных средств с нарушением таких сроков, но до конца месяца, на который они приходятся, доход у работника не возникает. Кроме того, в п. 170.9 НКУ, устанавливающем порядок налогообложения суммы излишне израсходованных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет, не возвращенной в установленный срок, о месячном сроке для возврата денежных средств вообще ничего не сказано.

Вместе с тем налоговики в своих устных консультациях склоняются именно к «либеральному» варианту, объясняя это тем, что в НКУ порядок определения даты возникновения дохода не прописан, а Порядок № 996 разработан в соответствии сп.п. 170.9.2 НКУ и фактически разъясняет порядок применения норм НКУ, регулирующих особенности обложения НДФЛ своевременно не возвращенных денежных средств.

Учитывая вышеизложенное, во избежание в дальнейшем недоразумений с налоговыми органами, работодателю, столкнувшемуся с проблемой определения момента возникновения дохода у работника, нарушавшего срок сдачи денежных средств, рекомендуем получить индивидуальную письменную налоговую консультацию в ГНС по месту учета по данному вопросу.

Сумма излишне израсходованных денежных средств, не сданная в срок,облагаетсяНДФЛ по ставкам, определенным п. 167.1 НКУ, а именно:

— по ставке 15 % — с суммы, не превышающей 10-кратный размер минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января отчетного налогового года (в 2011 году — 9410 грн.);

— по ставке 17 % — с суммы превышения.

При этом, поскольку ставка 15 (17) % применяется к общему месячному налогооблагаемому доходу, то с предельным размером (в 2011 году — 9410 грн.) следует сравнивать общую сумму начисленного работнику его работодателем дохода за месяц.

Доход работника в виде своевременно не возвращенных денежных средств является его «чистым» доходом. Для определения базы налогообложения для средств, излишне израсходованных работником на командировку и не возвращенных в установленные НКУ сроки, работодателю — налоговому агенту следует применить «натуральный» коэффициент, исчисляемый в соответствии с п. 164.5 НКУ.

Порядок применения «натурального» коэффициента рассмотрим на примере.

Пример. Сумма излишне израсходованных денежных средств, не сданная работником в срок, составляет 6000,00 грн. Заработная плата работника — 4000 грн. Определим сумму налога, которую должно удержать предприятие с дохода работника в виде своевременно не возвращенных денежных средств.

Общий месячный доход работника будет состоять из суммы заработной платы за месяц и своевременно не возвращенных денежных средств.

База налогообложения дохода в виде излишне израсходованных денежных средств определяется с учетом «натурального» коэффициента.

Заработная плата работника составляет 4000,00 грн. Следовательно, кроме дохода в виде заработной платы, ставка 15 % может быть применена к доходу в виде излишне израсходованных денежных средств, равному 5410,00 грн. (9410,00 - 4000,00).

Определим «чистую» сумму дохода:

5410 : 1,176471 = 4598,50 (грн.).

По условию примера, «чистый» доход работника в виде суммы излишне израсходованных денежных средств (6000,00 грн.) превышает расчетную величину (4598,50 грн.). Таким образом, база налогообложения определяется с применением двух коэффициентов:

— коэффициент 1,176471 применяется к части дохода, равной 4598,50 грн.;

— коэффициент 1,204819 — к части дохода, равной 1401,50 грн. (6000,00 - 4598,50).

База налогообложения дохода в виде излишне израсходованных денежных средств составит:

— в части, облагаемой по ставке 15 %, — 4598,50 х 1,176471 = 5410,00 (грн.);

— в части, облагаемой по ставке 17 %, — 1401,50 х 1,204819 = 1688,55 (грн.).

Рассчитаем сумму налога на доход работника в виде своевременно не возвращенных денежных средств:

5410,00 х 15 : 100 + 1688,55 х 17 : 100 = 1098,55 (грн.).

Сумма НДФЛ, начисленная на сумму своевременно не возвращенных денежных средств, удерживается работодателем, выдавшим такие средства, за счет любого налогооблагаемого дохода работника (после его налогообложения) за соответствующий месяц, а в случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов последующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.

Если работник прекращает трудовые отношения с предприятием, выдавшим такие средства, сумма НДФЛ удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика налога по результатам отчетного (налогового) года.

Относительно сроков уплаты НДФЛ, начисленного на сумму несвоевременно возвращенных излишне израсходованных денежных средств, то, по нашему мнению, его необходимо перечислить одновременно с суммой НДФЛ, удержанного с заработной платы работника, за счет которой производилось его удержание.

Отметим, что если работодателем аванс на командировку не выдавался, а работник подает Отчет для компенсации расходов, понесенных за собственные средства, то объекта обложения НДФЛ не возникает, даже в случае нарушения сроков предоставления Отчета.

Суммы, подлежащие удержанию с дохода работника в связи с несвоевременным возвратом подотчетным сумм, рассчитываются в Отчете. В бухгалтерском учете удержание НДФЛ отражается записью Дт 661 — Кт 641/НДФЛ.

Доход работника в виде излишне израсходованных денежных средств отражается работодателем в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком дохода «118». В этой же строке отражается суммаНДФЛ, удержанная с такого дохода.

Пример. Сумма излишне израсходованных денежных средств, не сданная работником Коваленко К. К. (идентификационный номер — 2727272727) в срок, составляет 800,00 грн. База налогообложения дохода в виде излишне израсходованных средств составила 941,18 грн. (800 грн. х 1,176471).Заработная плата на предприятии выплачивается два раза в месяц. Сроки выплаты заработной платы — 5 и 20 числа. Заработная плата работнику за первую половину сентября выплачивалась в размере 60 % оклада (1800 грн.).

Заработная плата работника за сентябрь 2011 года составила 3000 грн.

Ставка ЕСВ, установленная предприятию согласно классу профессионального риска производства, составляет 37,26 %.

НДФЛ с суммы излишне израсходованных денежных средств, полученных работником на командировку и не сданных в срок, удержана из зарплаты работника за сентябрь 2011 года.

Бухгалтерский учет операций по выдаче наличных средств под отчет и по удержанию НДФЛ с несвоевременно возвращенных подотчетных сумм представим в таблице.

Заполним фрагмент Налогового расчета по форме № 1ДФ за 3 квартал 2011 года. Предположим, что зарплата нашего работника Коваленко К. К. на протяжении 3 квартала 2011 года не изменялась.

Фрагмент Налогового расчета по форме № 1ДФ за 1 квартал 2011 года