Зберігання первинних бухгалтерських документів

Перелік № 578/5 є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (далі – архівне зберігання) або для знищення. Він також може використовуватися фізичними особами – підприємцями.

Строки зберігання документів, визначені у Переліку № 578/5, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у разі, якщо цю потребу спричинено специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

Відповідно до Переліку № 578/5 строк зберігання первинних бухгалтерських документів становить три роки за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спорів (розбіжностей), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах документи зберігаються до ухвалення остаточного рішення. Документи, що містять інформацію про фінансові операції, які підлягають фінансовому моніторингу, зберігаються п'ять років.

Обчислення строків зберігання документів здійснюється з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2012 р., починається з 01.01.2013 р.

У листі № 01.2/2855 зазначено, що порядок роботи з документами від їх створення у діловодстві до передачі на архівне зберігання встановлено Правилами № 16.

Підпунктом 3.3.1 п. 3.3 цих Правил визначено, що документи з часу їх створення (на стадії діловодства) зберігаються за місцем формування справ. Схоронність забезпечується керівником структурного підрозділу і посадовою особою, відповідальною за діловодство у зазначеному підрозділі. У робочих кімнатах справи мають зберігатися вертикально у шафах, що зачиняються.

Відповідно до п. 4.5 Правил № 16 відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, і складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ підприємства за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються експертною комісією підприємства одночасно. Схвалені цією комісією описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву. Схвалені нею описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником підприємства, після чого підприємство-фондоутворювач має право знищувати документи.

Нагадаємо, що специфічні особливості зберігання бухгалтерських документів встановлено також п. 6 Положення № 88. Таким чином, Положення № 88 фактично деталізує норми Правил № 16 щодо бухгалтерської документації.

З 01.01.2013 р. втрачає чинність наказ № 41, яким затверджено Перелік типових докуметів.

«Вісник податкової служби України», грудень 2012 р., № 48 (716), с. 46 (www.visnuk.com.ua)

Дата підготовки 21.12.2012
Журнал «Вісник податкової служби України»