За ч. 1 ст. 9 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18 січня 2001 р. № 2240-ІІІ Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності є органом, який проводить акумуляцію страхових коштів, призначених для фінансування матеріального забезпечення та соціальних послуг, види яких передбаченні у ст. 34 Закону № 2240, та забезпечує їх надання, а також здійснює контроль за використанням цих коштів.

Крім того, Фонд має право проводити перевірку правильності використання страхових коштів на підприємствах незалежно від їх форми власності, виду діяльності та господарювання, а також у фізичних осіб, які використовують працю найманих працівників, та отримувати у разі необхідності пояснення (у т. ч. письмові) з питань, що виникають під час перевірки (п. 3 і п. 4  ч. 1 ст. 28 Закону № 2240). 

Активну участь у перевірках, яку здійснюють працівники Фонду, мають брати члени комісії із соціального страхування підприємства, яка безпосередньо на підприємстві є органом, що розпоряджається використанням коштів Фонду та забезпечує контроль за їх цільовим використанням.

Водночас, згідно з п. 5 ч. 2 ст. 27 Закону № 2240, страхувальник (нагадаємо, що для осіб, які працюють на умовах трудового договору (контракту), ним є роботодавець) зобов’язаний допускати посадових осіб органів Фонду до перевірок правильності використання страхових коштів, надавати їм потрібні документи та пояснення з питань, що виникають під час перевірок.

Періодичність проведення планових перевірок Фондом регулюється Інструкцією про порядок проведення  перевірок страхувальників по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, прийняття рішень за їх результатами та процедуру оскарження, затвердженою постановою правління Фонду від 22 грудня 2010 р. № 29 (далі — Інструкція № 29), та Порядком проведення перевірок отримувачів коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності цільового призначення, оформлення, реалізації та оскарження їх результатів, затвердженим постановою правління Фонду від 22 грудня 2010 р. № 30.

Згідно з п. 3.9. Інструкції № 29 органи Фонду здійснюють аналіз даних, наведених у заявах-розрахунках, наданих страхувальниками-роботодавцями для фінансування матеріального забезпечення застрахованим особам за кошти Фонду, статистичні дані, дані звітності по коштах Фонду, за результатами чого складається довідка довільної форми, яка слугує підставою для прийняття рішення про проведення позапланової перевірки. Особливу увагу робочі органи Фонду звертають на ті заяви-розрахунки, надані підприємствами для фінансування матеріального забезпечення застрахованих осіб, в яких сума допомоги по тимчасовій непрацездатності чи допомоги по вагітності та пологах в розрахунку на місяць наближається або дорівнює максимальній величині розміру місячної заробітної плати, на яку нараховується єдиний соціальний внесок, або, коли вона значно перевищує фонд оплати праці по цьому підприємству. У таких випадках органи Фонду можуть вимагати від підприємства письмові пояснення або прийняти рішення про проведення позапланової перевірки цього підприємства. Об’єктом для позапланової перевірки може також стати підприємство, на якому розмір середньоденної допомоги значно перевищує розмір середньоденної заробітної плати.

Об’єкти ревізії

Під час проведення контрольних заходів у страхувальників органами Фонду перевірці підлягають:

— протоколи засідань комісії (рішення уповноваженого) із соціального страхування підприємства;

— заяви-розрахунки для фінансування матеріального забезпечення застрахованих осіб за кошти Фонду;

— листки непрацездатності;

— копії посвідчень осіб, які постраждали від аварії на ЧАЕС, учасників війни та інші документи, що підтверджують їх право на пільги щодо оплати листків непрацездатності;

— трудові книжки та «Індивідуальні відомості про застраховану особу» (форма № ОК-7-з) ― для обчислення тривалості страхового стажу;

— табелі обліку використання робочого часу, графіки змінності;

— розрахунково-платіжні відомості;

— накладні по путівках, копії квитанцій щодо часткової оплати вартості путівок на санаторно-курортне лікування, сплачених через установи банків; журнал обліку путівок до санаторно-курортних закладів, зворотні талони або довідки про факт перебування в санаторно-курортному закладі;

— відомості на видачу новорічних дитячих подарунків, накладні на отримання цих подарунків; копії свідоцтв про народження дітей, яким видано новорічні подарунки.

При проведенні контрольних заходів працівниками робочих органів Фонду перевірці підлягають фінансові документи за поточний і попередній роки, а в разі виявлення порушень або зловживань — і за більш ранні періоди.

Згідно з ч. 3 ст. 50 Закону № 2240 рішення про призначення чи відмову в призначенні матеріального забезпечення (допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах, допомоги на поховання) та соціальних послуг (надання дитячих новорічних подарунків, путівок до дитячих оздоровчих закладів, путівок на санаторно-курортне лікування) застрахованим особам ухвалює комісія (уповноважений) із соціального страхування підприємства. Рішення обов’язково записується в протоколі засідання комісії (рішенні уповноваженого) із соціального страхування. Ані керівник підприємства, ані інша посадова особа не мають права приймати рішення щодо призначення або відмови в призначенні матеріального забезпечення та соціальних послуг, передбачених Законом № 2240.

Комісія із соціального страхування має бути створена на кожному підприємстві, на якому працює більше 15 найманих працівників. Якщо на підприємстві працює 15 і менше працівників, у такому разі обирається уповноважений із соціального страхування.

Перше, що перевіряють ревізори Фонду, це наявність комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства, і як результат її роботи — протоколи засідань комісії (рішення уповноваженого).

Надання матеріального забезпечення та соціальних послуг за рахунок коштів Фонду без рішення комісії (уповноваженого) із соціального страхування вважатиметься нецільовим використанням коштів Фонду, що потягне фінансові та адміністративні санкції для підприємства, передбачені ст. 30 Закону № 2240 та ст. 165⁵ Кодексу України про адміністративні правопорушення (штраф у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян — тобто від 136 до 255 грн).

Також при проведенні перевірки працівники робочих органів відділень Фонду значну увагу приділяють заявам-розрахункам страхувальників на фінансування матеріального забезпечення застрахованих осіб, зокрема, інформації щодо оплати листків непрацездатності за перші п’ять днів за рахунок коштів роботодавця. У разі виявлення фактів несплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця інформацію щодо цього може бути надіслано до територіального органу державної інспекції України з питань праці для відповідного реагування.

Контроль оформлення листків непрацездатності

Оскільки значна частина коштів Фонду витрачається на фінансування допомоги по тимчасовій непрацездатності і допомоги по вагітності та пологах застрахованим особам, ревізори Фонду ретельно перевіряють не тільки розрахунки цих видів допомоги, а й порядок заповнення листків непрацездатності, які є підставою для нарахування допомоги.

Велика кількість порушень порядку видачі, продовження листків непрацездатності та їх оформлення завдає значних фінансових збитків бюджету Фонду. Так, за підрахунками незалежних експертів, щороку в Україні видається близько 10 – 12 млн листків непрацездатності, з них із порушеннями — до 5%. На думку фахівців Фонду, вдосконалення законодавства у сфері соціального страхування дасть змогу заощадити майже 350 млн грн. Першим кроком у такому напрямку стало затвердження наказом Міністерства охорони здоров’я України від 28 жовтня 2011 р. № 716 (набув чинності з 10 січня 2012 року) Положення про Єдиний електронний реєстр листків непрацездатності. Поки що Єдиний електронний реєстр листків непрацездатності (далі — Реєстр ЛН) запроваджується в одинадцяти пілотних регіонах: Вінницькій, Волинській, Донецькій, Івано-Франківській, Луганській, Львівській, Одеській, Полтавській, Харківській, Чернівецькій та Чернігівській областях. У майбутньому Реєстр ЛН має замінити ведення обліку листків непрацездатності у паперовому вигляді, що сприятиме зменшенню порушень при видачі листків непрацездатності і, як наслідок, — значно заощадить кошти роботодавців і Фонду.

Найпоширенішими порушеннями при оформленні листків непрацездатності, які виявляються фахівцями Фонду в ході перевірок страхувальників, є:

— не підкреслюється слово «первинний» або «продовження»;

— не зазначається причина непрацездатності;

— відсутні печатки лікаря при відкритті листків непрацездатності;

— на листку непрацездатності відсутній кутовий штамп і печатка закладу охорони здоров’я;

— не зазначається режим лікування;

— після стаціонарного лікування вказується лише одне прізвище лікаря, відсутнє прізвище завідувача відділення, а також відсутні їх підписи;

— у разі продовження листка непрацездатності понад 10 днів не вказується прізвище завідувача відділення;

— у листках непрацездатності, виданих на термін понад 30 днів, не зазначаються прізвища голови і членів лікувально-консультаційної комісії (далі — ЛКК) закладу охорони здоров’я;

— не зазначається вік хворої дитини, за якою здійснювався догляд;

— не вказується прізвище лікаря при закритті листка непрацездатності.

На підприємстві правильність оформлення листків непрацездатності перевіряє комісія (уповноважений) із соціального страхування, яка має керуватись Інструкцією про порядок заповнення листка непрацездатності, затвердженою наказом Міністерства охорони здоров’я України, Міністерства праці та соціальної політики України, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності та Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 3 листопада 2004 р. № 532/274/136-ос/1406 (далі — Інструкція № 532) та Інструкцією про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженою наказом Міністерства охорони здоров’я України від 13 листопада 2001 р. № 455 (далі — Інструкція № 455).

При перевірці оформлення листків непрацездатності звертають увагу на наявність виправлень. Відповідно до п. 4.5. Інструкції № 532 на бланку листка непрацездатності дозволяється не більше двох виправлень (крім пунктів 2 і 4 графи лицьового боку листка непрацездатності «Причина непрацездатності», які згідно з п. 3.3. Інструкції № 532 виправленню не підлягають). Якщо листок непрацездатності містить більше двох виправлень, його вважають зіпсованим і він підлягає заміні. Будь-яке виправлення має бути оформлене належним чином ― виправлений текст засвідчено записом «Виправленому вірити», підписом лікуючого лікаря та печаткою закладу охорони здоров’я «Для листків непрацездатності».

Що стосується реквізитів закладу охорони здоров’я, який видав лікарняний, то на листку непрацездатності має бути штамп із зазначенням назви лікувально-профілактичного закладу, а також його печатки (як у верхній, так і в нижній частині лицьового боку листка непрацездатності) та ідентифікаційний код.

Перевіряючи оформлення листків непрацездатності, працівники Фонду звертають увагу і на те, чи є він первинним або продовженням попереднього, оскільки за одним страховим випадком може бути видано кілька листків непрацездатності на продовження попередніх, а оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів роботодавця здійснюється за первинним листком непрацездатності. У п. 3.1. Інструкції № 532 передбачено підкреслювання слів «первинний» чи «продовження» (у разі продовження листка непрацездатності — із зазначенням номера та серії попереднього). Таким чином, простежується один страховий випадок.

Важливим є і наявність позначки у графі «Відмітки про порушення режиму» ― адже це є підставою для застосування норми, передбаченої ч. 2 ст. 36 Закону № 2240, згідно з якою у разі порушення режиму, встановленого лікарем, або нез’явлення без поважних причин у призначений строк на медичний огляд, застрахована особа втрачає право на допомогу по тимчасовій непрацездатності з дня порушення на строк, установлений рішенням комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства.

Якщо в графі «Причина непрацездатності» лицьового боку листка непрацездатності підкреслено код 5 — невиробнича травма, то працівники Фонду, що проводять перевірку, можуть вимагати акт за формою НТ (якщо його було складено), а у разі його відсутності — письмові пояснення від потерпілого.

На тих листках непрацездатності, які було видано не за місцем постійного проживання (роботи) працівника, наприклад, під час перебування у відрядженні, у графі лицьового боку листка непрацездатності «Видачу листка непрацездатності дозволяю» має стояти підпис головного лікаря закладу охорони здоров’я, засвідчений круглою печаткою цього закладу.

Перевірка розрахунку оплати лікарняних

Перевірка розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності й допомоги по вагітності та пологах може здійснюватись вибірково.

Перевіряючи обчислення допомоги по тимчасовій непрацездатності, вимагаються документи, що підтверджують пільги на 100% оплату. До пільговиків належать:

— застраховані особи, віднесені до категорій 1 – 4 осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи;

— один із батьків або особа, що їх замінює, який доглядає хвору дитину віком до 14 років, що потерпіла від Чорнобильської катастрофи;

— ветерани війни та особи, на яких поширюється дія Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22 жовтня 1993 р. № 3551-ХІІ;

— особи, віднесені до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань» від 23 березня 2000 р. № 1584-ІІІ;

— донори, які протягом року безоплатно здали кров та (або) її компоненти в сумарній кількості, що дорівнює двом максимально допустимим дозам.

Згідно зі ст. 37 Закону № 2240 всім іншим категоріям зарахованих осіб розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності визначається залежно від тривалості страхового стажу та розміру середньої заробітної плати застрахованої особи, яка обчислюється згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним страхуванням, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2001 р. № 1266, а саме:

60% середньої заробітної плати — при страховому стажі до 5 років;

80% середньої заробітної плати — при страховому стажі від 5 до 8 років;

100% середньої заробітної плати — при страховому стажі понад 8 років.

Посадові особи Фонду звертають особливу увагу на розрахунки довготривалих лікарняних, оскільки саме при розрахунку таких листків непрацездатності страхувальники найчастіше допускають помилки.

Якщо за одним страховим випадком тимчасової непрацездатності видано кілька листків непрацездатності як продовження попереднього, то ні в якому разі не можна змінювати тривалість страхового стажу ― адже вона завжди встановлюється саме на день настання страхового випадку.

Тобто якщо в період непрацездатності виповнюється стаж, який дає право на оплату листка непрацездатності у більшому розмірі, визначений розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності не перераховується, оскільки це не передбачено законодавством.

Приклад

Працівник був непрацездатним з 22 жовтня 2012 р. по 31 жовтня 2012 р.. На день захворювання страховий стаж становив 7 років 11 місяців 20 днів. Листок непрацездатності оплачено в розмірі 8% середньої заробітної плати. З 1 листопада 2012 р. було видано листок непрацездатності як продовження попереднього на період до 15 листопада 2012 р.. Хоча 1 листопада 2012 року виповнилося 8 років страхового стажу, що дає право на оплату другого листка непрацездатності в розмірі 100%, він має оплачуватись, як і попередній, у розмірі 80% середньої заробітної плати, оскільки обидва листки непрацездатності видані за одним і тим самим страховим випадком.

Те саме стосується й обчислення розміру середньої заробітної плати. Якщо в період тимчасової непрацездатності (або відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами) працівникові підвищили посадовий оклад (тарифну ставку), розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності (допомоги по вагітності та пологах) не перераховується.

Оскільки допомога по тимчасовій непрацездатності повністю або частково (залежно від тривалості страхового стажу) компенсує втрачену через непрацездатність заробітну плату, нараховану за фактично відпрацьовані робочі дні, посадові особи Фонду при перевірці правильності обчислення допомоги вимагають і табелі обліку використання робочого часу та графіки змінності.

Для перевірки правильності обчислення тривалості страхового стажу застрахованої особи перевіряючим слід надати трудові книжки (для обчислення страхового стажу до 1 січня 2011 року) та форму ОК-7-з «Індивідуальні відомості про застраховану особу» (для обчислення страхового стажу після 1 січня 2011 року). Оскільки в системі персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, на підставі якого визначається страховий стаж після 1 січня 2011 року, відсутні дані про час перебування застрахованих осіб у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами (який зараховується до страхового стажу при оплаті листків непрацездатності), працівникам Фонду, що проводять перевірку, слід надати оригінал або копію (сумісникам, а також прийнятим на роботу працівникам) листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами. Для підтвердження страхового стажу осіб, які раніше займалися підприємницькою діяльністю, перевіряючим необхідно пред’явити документи, які підтверджують сплату страхових внесків (після 1 січня 2011 року — єдиного соціального внеску) до Фонду.

Дотримання порядку надання соціальних послуг

При перевірці порядку надання соціальних послуг, передбачених Законом № 2240, посадові особи Фонду звертають увагу на наявність всіх первинних підтверджуючих фінансових документів: накладних, копій квитанцій про часткову оплату вартості путівок, зворотних талонів тощо.

Соціальні послуги за кошти Фонду ― дитячі новорічні подарунки та путівки на санаторно-курортне лікування і оздоровлення дітей в дитячих оздоровчих закладах, надаються лише за основним місцем роботи, тому серед осіб, яким надавались зазначені послуги, не повинно бути сумісників.

Порядок придбання та забезпечення дитячими новорічними подарунками дітей застрахованих осіб за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності затверджено постановою правління Фонду від 25 жовтня 2007 р. № 48 (далі — Порядок № 48).

Працівники Фонду під час перевірок звертають увагу на вік дитини, якій видано новорічний подарунок, оскільки згідно з п. 1.5. Порядку № 48 застрахована особа (мати, батько, усиновлювач, опікун/піклувальник) має право отримати подарунок лише на дитину, якій станом на 1 січня наступного календарного року не виповнилося 14 років. Крім того, як зазначено у листі Фонду від 29 листопада 2007 р. № 01-16-2583, не мають права на отримання новорічного дитячого подарунку застраховані особи, що перебувають у відпустках без збереження заробітної плати для догляду за дитиною від трьох до шести років за медичним висновком, на відміну від осіб, які перебувають у відпустках для догляду за дитиною віком до трьох років, які мають на це право (постанова Фонду від 16 червня 2011 р. № 41). Якщо новорічний дитячий подарунок виданий бабусі чи дідусеві для онуків, то ревізори вважатимуть це порушенням Порядку № 48 і вимагатимуть відшкодування страхових коштів. Ретельно перевіряються відомості на видачу подарунків, в яких мають стояти підписи застрахованих осіб, також перевіряється сума витрат (згідно з накладними) на новорічні подарунки.

Порядок отримання застрахованими особами і членами їх сімей санаторно-курортного лікування, що сплачується за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затверджено постановою правління Фонду від 25 лютого 2009 р. № 12 (далі — Порядок № 12).

При перевірці додержання страхувальником Порядку № 12 посадові особи вимагають пред’явлення, зокрема, таких документів:

— медичної довідки для одержання путівки на санаторно-курортне лікування за формою № 070/о (слід мати на увазі, що наказом Міністерства охорони здоров’я України від 14 лютого 2012 р. № 110 затверджено новий зразок цієї форми);

— наказу про надання застрахованій особі, яка отримала путівку на санаторно-курортне лікування, відпустки;

— підтвердження того, що протягом календарного року за рахунок коштів Фонду застрахованій особі було виділено лише одну путівку до санаторію;

— квитанції про часткову оплату вартості путівки;

— порядку поділу путівки між застрахованою особою та членом його сім’ї чи між співробітниками підприємства.

Джерело: Консультант кадровика