Ведення Реєстру

Обов’язок платників ПДВ вести та подавати Реєстр викарбовано в п. 201.15 ПКУ. Реєстр є основою для відображення зведених результатів ПДВшного обліку в деклараціях із ПДВ (п. 6 р. ІПорядку №1340). Його ведутьв електронному вигляді в затвердженому форматіта, за власним бажанням платника, у паперовому вигляді (п. 3 Порядку №1340).

Окремі Реєстри складають за такими видами діяльності:

• сільськогосподарські підприємства, які застосовують спеціальний режим оподаткування діяльності у сфері сільського та лісового господарства, а також рибальства за ст. 209 ПКУ (з позначкою 022);
• сільськогосподарські підприємства всіх форм власності, які відповідають критеріям, визначеним ст. 209 ПКУ, але які не обрали спецрежим (з позначкою 023);
• переробні підприємства усіх форм власності, які названо в п. 1 підрозділу 2 р. XX ПКУ ( з позначкою 024);
• особи, які ведуть облік результатів під час виконання договорів про спільну діяльність або договорів управління майном (з позначкою 021);
• інвестори (оператори), які ведуть окремий податковий облік, пов’язаний із виконанням угоди про розподіл продукції (з позначкою 021).

Якщо філії й інші структурні підрозділи платника самостійно здійснюють придбання/постачання товарів/послуг і проводять розрахунки з постачальниками/споживачами, то головне підприємство — платник ПДВ, до складу якого входять такі структурні підрозділи, може делегувати філії або структурному підрозділу право ведення частини Реєстру в межах діяльності такої філії (структурного підрозділу) (п. 2 р. І <Порядку №1340). У такому разі в службовому полі 04 «Платник» зазначають найменування платника та через дріб — найменування та числовий код, установлений для цих філій та інших структурних підрозділів (п. 4 р. ІІ Порядку №1340).

Дані Реєстрів, які ведуть філії (структурні підрозділи) є складовими частинами загального Реєстру юрособи — платника ПДВ. Останній складають як єдиний документ за результатами діяльності платника ПДВ за відповідний звітний період з урахуванням показників реєстрів філій (структурних підрозділів). Себто дані всіх частин реєстру платник зводить в один документ у кінці звітного періоду. Водночас нумерація записів Реєстру має відповідати нумерації частин реєстрів (у графі 3 зазначають порядковий номер податкової накладної, що відповідає номеру з графи 1). Тому нумерація загального Реєстру головного підприємства — платника ПДВ не буде наскрізною.

Подання Реєстру

Платники ПДВ (у т.ч. квартальні ПДВшники) щомісяця в терміни, що передбачені для подання податкової звітності (календарний місяць), подають органу ДПС копії записів у Реєстрах за календарний місяць в електронному вигляді. Тобто протягом 20 календарних днів, що настають за останнім календарним днем місяця, за який сформовано Реєстр.

Як правило, копії записів у Реєстрах супроводжують декларацію з ПДВ. Про що роблять відповідну позначку наприкінці декларації з ПДВ у полі «Відміток про одночасне подання до декларації:». Але з цього правила є виняток — квартальні платники подають копії записів у Реєстрах автономно від квартальної декларації з ПДВ.

Також новоспечені платники, які зареєстровані ПДВшниками з іншого ніж перший день календарного місяця, вперше подають до органу ДПС копії записів у Реєстрах, не чекаючи на першу декларацію з ПДВ.

Однак за п. 3 р. І Порядку №1340 такі особи надають окремо копії записів у Реєстрах:

• за місяць, у якому відбулася реєстрація платником ПДВ;
• за місяць, що настає за місяцем реєстрації.

Копії записів у Реєстрах подають за допомогою телекомунікаційних мереж загального користування з використанням надійних засобів електронного цифрового підпису (за умови отримання їх у визначеному законодавством України порядку) у затвердженому форматі (п. 3 р. І Порядку №1340).

Оскільки ані ПКУ, ані Порядок № 1340 не говорять про можливість неподання копії Реєстру в разі відсутності в платника ПДВ податкових зобов’язань і податкового кредиту у відповідному звітному періоді, то платник зобов’язаний до декларації з ПДВ із прочерками додавати такі копії Реєстрів в електронному вигляді за відповідний звітний період. Аналогічні роз’яснення містить і підкатегорія 130.23 ЄБПЗ ¹.

Якщо платник до закінчення граничного строку подає декларацію з ПДВ із позначкою «Звітна нова», то до такої декларації він додає копію Реєстру з відповідною позначкою в полі 012 «Звітної нової».

Платнику податку не потрібно подавати копії Реєстрів разом з уточнюючим розрахунком. І ось чому. Реєстр, що подають разом з декларацією з ПДВ за звітний період, у якому виправляють помилку, містить зокрема й ті показники, що включені до уточнюючих розрахунків.

До того ж коригування помилкових записів у Реєстрі не передбачає формування нових (уточнюючих) Реєстрів (п. 1 р. І Порядку № 1340). Власне тому й не потрібно повторно подавати до Податкової копії Реєстрів, дані яких коригують. Такі ж висновки роблять і податківці в підкатегорії 130.23 ЄБПЗ.

Основні правила заповнення

Службові поля

До якого виду декларації з ПДВ (0110 — загальна, 0121–0123 — спеціальний режим оподаткування у сфері сільського та лісового господарства, а також рибальства, 0130 — особливий режим для сільськогосподарських підприємств, які не обрали спецрежим, 0140 — спеціальний режим оподаткування переробних підприємств) сформовано Реєстр, указує відмітка «Х» в одному з рядків 021 – 024 службового поля 02«Відмітка про подання до декларації з податку на додану вартість з позначкою:».

Якщо Реєстр містить значну кількість записів, то платник ПДВ такий Реєстр повинен подавати порціями. Порція не повинна мати більше ніж 20 тис. записів, на цьому наполягає п. 2 р. ІІ Порядку № 1340.

Квартальні платники ПДВ ставлять позначку «Х» у полі «ознака квартального звітування». Пригадаємо: за роз’ясненнями податківців у підкатегорії 130.23 ЄБПЗ такі ПДВшники не заповнюють у Реєстрі рядок 01«Подається до декларації з податку на додану вартість».

Розділи І і ІІ Реєстру

У р. І Реєстру фіксують усі операції з:

• постачання товарів/послуг (за пп.пп. 14.1.191 і 14.1.185 ПКУ), які обкладають ПДВ за основною та нульовою ставкою (у т.ч. експортні операції);
• постачання товарів/послуг, які звільнено від ПДВ;
• постачання товарів (послуг), що не є об’єктом оподаткування за ст. 196  ПКУ. Зокрема постачання послуг за межами митної території України та послуг, місце постачання яких визначено за межами митної території України (п. 5 р. І Порядку № 1340). А ось постачання товарів за кордоном не потрапляє в Реєстр;
• отримання послуг від нерезидентів, місце постачання яких — митна територія України згідно зі ст. 186 ПКУ (тобто отримання нерезидентських послуг, місце постачання яких — за кордоном, тут не фіксують);
• коригування податкових зобов’язань та обсягів постачання.

У р. ІІ Реєстру показують усі операції з придбання товарів/послуг (у т.ч. операції ввезення товарів на митну територію України) з метою їх використання як у госпдіяльності, так і не в госпдіяльності платника для здійснення операцій:

• які обкладають ПДВ за основною чи нульовою ставкою;
• які звільнено від ПДВ;
• що не є об’єктом оподаткування.

Нумерація записів у Реєстрі здійснюється зручним для платника способом (пп. 2.1 р. ІІІ Порядку № 1340):

• або з першого номера кожного звітного податкового періоду (щомісяця, щокварталу);
• або наростаючим підсумком із початку року.

У графі 2 р. І Реєстру вказують дату складання податкової накладної (розрахунку коригування). Разом із тим за приписами пп. 2.2 р. ІІІ Порядку № 1340дата складання податкової накладної повинна відповідати даті запису в Реєстрі. Тобто податкова накладна (розрахунок коригування) повинна бути внесена в Реєстр у день їх складання.

Усі графи Реєстру, що мають вартісні показники, заповнюють у гривнях із копійками (п. 3 р. І Порядку №1340).

У підкатегорії 130.23 ЄБПЗ, а також в онлайн-конференції на тему «Порядок ведення оновленого реєстру податкових накладних та заповнення нової декларації з ПДВ» на сайті газети «Інтерактивна бухгалтерія» податківці зазначили: «При відсутності показників в інших графах Реєстру слід також відображати позначку «0» (нуль)». Утім, у Порядку № 1340 таких вимог не знайти. Тому, вважаємо, не буде помилкою, коли графи без показників Реєстру залишатимуться порожніми або ж у них стоятимуть прочерки.

У новому Порядку №1340 значно збільшилася палітра позначень виду документа для обох розділів Реєстру. Для наочності розглянемо їх у таблиці.

Таблиця

Позначення виду документа

Наведені вище позначення можуть розростатися в різних ситуаціях з урахуванням таких правил.

Правило 1. У разі складання податкової накладної за окремими операціями, визначеними в п. 8 Порядку № 1379, до виду документа додають тип причини. Наприклад, ПНП01 — паперова податкова накладна, виписана на суму перевищення звичайної ціни над фактичною.

Правило 2. До виду документів, дані яких включено до уточнюючих розрахунків за звітний період, додають літеру «У». Наприклад, ПНЕУ — електронна податкова накладна, дані якої потрапили до уточнюючого розрахунку.

Правило 3. Для документів, за якими проведено розподіл податкового кредиту згідно зі ст. 199 ПКУ, до виду документа додають літеру «Р». Наприклад, ПНПР — паперова податкова накладна, за якою проведено розподіл суми податкового кредиту, ЧКР – касовий чек, за яким проведено розподіл суми податкового кредиту.

Правило 4. У разі складання бухгалтерської довідки у випадках, наведених у пп. 2.4 р. IV Порядку № 1340, у графі 5 р. ІІ Реєстру вказують позначення «БО», до якого додають позначення виду документа, яким підтверджується операція з постачання (придбання). Наприклад, для відновлення податкового кредиту за необоротним активом, який придбали для пільгової діяльності (отримали паперову податкову накладну), а починають використовувати в оподатковуваних операціях, вид документа — БОПНП.

Відповідальність

За помилки в Реєстрі (порушення порядку його ведення) платнику ПДВ загрожує адмінштраф за ст. 163¹<КпАП. Остання передбачає відповідальність за відсутність податкового обліку, порушення керівниками й іншими посадовими особами підприємств, установ, організацій установленого законом порядку ведення податкового обліку. Такі порушення тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 – 170 грн),а за повторне правопорушення протягом року — від 10 до 15 не мінімумів доходів громадян (170 – 255 грн).

За неподання (несвоєчасне подання) копій записів у Реєстрі у строки, установлені ПКУ, відповідальності також не уникнути. Однак який саме штраф загрожує платнику ПДВ у цій ситуації — питання дискусійне. У листі ДПСУ від 26.09.2012 р. № 2602/0/61-12/18-8515 контролери зазначили: «у разі несвоєчасного щомісячного подання копій записів у реєстрах виданих та отриманих податкових накладних в електронному вигляді платником податків, що використовує квартальний звітний (податковий) період з ПДВ, до такого платника будуть застосовані штрафні санкції, визначені пунктом 120.1 ПКУ, в розмірі 170 грн. за кожне таке несвоєчасне подання. За такі самі дії, вчинені платником податку протягом року, передбачено накладання штрафу в розмірі 1020 грн. за кожне таке несвоєчасне подання» . Цей штраф передбачено за неподання або несвоєчасне подання податкової декларації (розрахунку).