Какие документы необходимо требовать юридическому лицу при работе с физлицом-предпринимателем, учитывая тот факт, что он имеет право каждый квартал менять систему налогообложения и ГНАУ в письме от 03.02.2011 г. № 1085/к/17-0714 рекомендует контрагентам получить от такого предпринимателя справку, в которой указываются вид деятельности и система налогообложения. Нужно ли ежеквартально требовать такую справку?

Как можно проконтролировать физлиц – предпринимателей, находящихся на упрощенной системе налогообложения? Раньше свидетельство выдавалось на год, а теперь выдается бессрочно: тоже нужно требовать такую справку? Какие финансовые риски могут возникнуть у юрлица при работе с предпринимателями, расскажет «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН».

Устаревшие и новые нормы

Законодатели до сих пор не могут выработать единой позиции о том, какие же документы следует требовать контрагентам от предпринимателей.

Действительно, ГНАУ в письме от 03.02.2011 г. № 1085/к/17-0714 рекомендовала как юрлицам, так и физлицам-предпринимателям получать от состоящего с ними в хозяйственных отношениях физлица-предпринимателя:

• копию документа, подтверждающего его регистрацию субъектом предпринимательской деятельности (т. е. копию свидетельства о госрегистрации);

• справку, полученную в ГНИ и содержащую перечень видов деятельности, согласно регистрационной карточки и информацию об избранной системе налогообложения доходов, полученных от осуществления предпринимательской деятельности.

Руководствовались при этом налоговики пп. 177.8 НКУ, в соответствии с которым при начислении (выплате) физлицу-предпринимателю дохода от операций, осуществляемых в пределах избранных им видов деятельности, субъект хозяйствования, который начисляет (выплачивает) такой доход, не удерживает НДФЛ с источника выплаты. Но только если физлицом-предпринимателем, получающим такой доход, представлена копия свидетельства о госрегистрации его в качестве субъекта предпринимательской деятельности. И это несмотря на то, что бланк такого свидетельства не содержал информации о видах деятельности и избранной предпринимателем системе налогообложения.

Акцентировать внимание на ошибке законодателя, допущенной изначально в НКУ, и намерениях налоговиков ее исправить всякого рода разъяснениями мы не будем, а сразу же перейдем к сегодняшним реалиям.

Во-первых, как и ранее, так и сейчас п. 177.8 НКУ применяется физлицами – предпринимателями, пребывающими на так называемой «общей системе налогообложения» (далее – ОСН). Справки не должны были брать и представлять контрагентам предприниматели, пребывающие на упрощенной системе налогообложения, т. е. уплачивающие единый налог (далее – ЕН).

Во-вторых, на сегодняшний день п. 177.8 НКУ изложен в новой редакции.

История изменений такова. Законом № 3205 слова «копия свидетельства» заменили другими: «выписка или извлечение из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц – предпринимателей» (далее – ЕГР). Затем Законом № 3609 и эти слова были изменены на следующие: «копия документа, подтверждающая его государственную регистрацию в соответствии с законом в качестве субъекта предпринимательской деятельности». С тех пор эта норма не изменялась.

Следовательно, в период действия НКУ от предпринимателей на ОСН требовалось получать разный перечень документов для целей неудержания НДФЛ.

Какие документы нужно сегодня получать от предпринимателей на ОСН и от плательщиков ЕН, рассмотрим далее.

Подтверждающие документы от предпринимателя на ОСН

Начиная с 01.07.2012 г. Законом № 4834 изменилась часть пп. 177.8 НКУ, в результате чего получилось, что при начислении (выплате) физлицу-предпринимателю дохода:

• указывалось ранее: «от операций, осуществляемых в пределах избранных им видов деятельности, субъект хозяйствования, который начисляет (выплачивает) такой доход, не удерживает…»;

• указывается сейчас: «от осуществления им предпринимательский деятельности, субъект хозяйствования и/или самозанятое лицо, которые начисляют (выплачивают) такой доход, не удерживают…».

Это многими воспринялось как отмена прямого требования осуществления контрагентами контроля за видами деятельности предпринимателя на ОСН для целей неудержания НДФЛ. Казалось бы, достаточно только взять с предпринимателя копию документа, подтверждающую его предпринимательский статус, а проверять виды его предпринимательской деятельности не стоит.

В то же время открытым остался вопрос о способах определения дохода от осуществления предпринимательский деятельности и от деятельности, которая осуществляется физлицом в качестве такового, а не предпринимателя (например, физлицо одновременно является перевозчиком грузов на собственном автомобиле как предприниматель и сдает в аренду квартиру как обычное физлицо).

Сразу же приведем фискальную позицию, высказанную налоговиками в ЕБНЗ: предприниматель на ОСН во избежание двойного налогообложения должен представлять контрагентам (юрлицам или другим предпринимателям) извлечение или выписку с ЕГР, в которых указываются основные виды деятельности.

Отметим, что представление сведений из ЕГР с 29.12.2012 г. регулируется Порядком № 1846/5. А о справке из ГНИ вообще речь не идет, так как весь перечень видов деятельности предпринимателя, например, может быть указан в извлечении из ЕГР (в выписке указывается основной вид деятельности).

Впрочем, на практике бухгалтеры часто обязывают предпринимателей предоставлять еще и справку из ГНИ, обосновывая это тем, что именно в ней указывается, на какой системе налогообложения пребывает такой предприниматель, и таким образом отпадает необходимость требовать от него подтверждения статуса плательщика ЕН.

Подтверждающие документы от предпринимателя на ЕН

В соответствии с пп. 165.1.36 НКУ не относится к общему (месячному) облагаемому НДФЛ доходу налогоплательщика доход физлица-предпринимателя, с которого уплачивается ЕН во время пребывания на упрощенной системе налогообложения. Причем плательщики ЕН освобождаются от обязанности начисления, уплаты и представления отчетности по НДФЛ в части доходов (объекта налогообложения), полученных в результате хозяйственной деятельности и которые облагаются ЕН на основании п. 297.1 раздела XIV НКУ. Статус предпринимателя в качестве плательщика ЕН подтверждается Свидетельством плательщика единого налога, форма которого утверждена приказом Минфина от 20.12.2011 г. № 1675 (далее – Свидетельство).

Вместе с тем к доходу, полученному от осуществления деятельности, не указанной в Свидетельстве плательщика, отнесенного к первой или второй группе плательщиков ЕН, установлена повышенная ставка ЕН в размере 15 % (пп. 2 п. 293.4 НКУ).

Кстати, действующей редакцией пп. 5 п. 299.11 НКУ определено, что виды хозяйственной деятельности в соответствии с КВЭД ДК 009:2010 указываются в Свидетельстве только для предпринимателей первой и второй групп плательщиков ЕН. Порядком № 1675 до сих пор используется утратившая силу формулировка НКУ, согласно которой в Свидетельстве указываются виды деятельности независимо от избранной группы ЕН.

По-видимому, сочетание норм пп. 165.1.36 НКУ и пп. 2 п. 293.4 НКУ дает возможность сделать вывод, что контрагенты предпринимателей группы 1 – 2 не должны «заботиться об удержании НДФЛ» с причитающихся им доходов. Ведь такой предприниматель уплачивает фиксированную ставку ЕН и дополнительно – 15 % с дохода, полученного от осуществления деятельности, не указанной в Свидетельстве. Таким образом, выполняется требование пп. 165.1.36 НКУ относительно того, что не подлежит обложению НДФЛ доход, с которого уплачивается ЕН.

Такой же вывод относительно доходов, причитающихся плательщикам ЕН группы 3 и 5, сделать нельзя, поскольку 15 %-й ЕН от осуществления деятельности, не указанной в Свидетельстве, для них не предусмотрен. Поэтому, чтобы быть уверенным, что с доходов таких предпринимателей будет уплачен ЕН (по обычной ставке 3 % или 5 %, или 7 %) во исполнение нормы пп. 165.1.36 НКУ, контрагенту нужно, по крайней мере, знать виды деятельности таких плательщиков ЕН.

В свою очередь, налоговики не акцентируют внимание на определенной группе плательщиков ЕН. Их общегосударственная позиция: с целью избежания нарушения норм действующего законодательства как юрлицам, так и физлицам-предпринимателям, работающим с плательщиком ЕН, рекомендуется получать от него копию Свидетельства и извлечение (или выписку) из ЕГР. Опять же, о справке с ГНИ – ни слова. И это считаем правильным, ведь в указанных налоговиками документах приводятся виды деятельности.

Документы для целей невзимания ЕСВ

До недавнего времени предприниматели, выполняющие работы (предоставляющие услуги), должны были предоставлять своему контрагенту для целей неудержания с их вознаграждения ЕСВ извлечение из ЕГР.

С 01.01.2013 г. в связи с внесением изменений Законом № 5410 в Закон № 2464 такое требование изменилось.

Теперь, из норм п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона № 2464 следует, что если гражданско-правовой договор заключен с физлицом-предпринимателем и выполняемые им работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности согласно сведениям из ЕГР, то контрагенты (юрлица, другие предприниматели) не должны начислять и удерживать ЕСВ при начислении (выплате) доходов такому предпринимателю.

Основная цель такого новшества понятна – это ограничение «кругооборота извлечений из ЕГР в природе» и доступ к сведениям о видах деятельности предпринимателя онлайн с помощью веб-сайта распорядителя ЕГР. Согласно пунктам 1.3 и 1.4 раздела I Порядка № 1846/5 распорядителем ЕГР является Государственная регистрационная служба Украины (далее – Укргосреестр), а техническим администратором ЕГР – госпредприятие «Информационно-ресурсный центр» (далее – госпредприятие ИРЦ).

Доступ к ЕГР действительно ими обеспечен – через сайт Укргосреестра или через сайт госпредприятия «ИРЦ» напрямую. Но на дату подготовки материала к публикации на сайте госпредприятия «ИРЦ» можно найти общую информацию о предпринимателях, а не о конкретных видах его деятельности.

Впрочем, если предприниматель представляет своему контрагенту извлечение (выписку) из ЕГР во исполнение норм НКУ, то вопрос с подтверждением соответствия выполняемых работ (предоставляемых услуг) видам деятельности из ЕГР решается. А вот ситуация с открытостью сведений из ЕГР о видах деятельности – пока нет.

Периодичность истребования документов

Действительно, согласно п. 299.3 НКУ Свидетельство выдается предпринимателю бессрочно. При этом один предприниматель может никогда не менять виды деятельности, что не требует внесения изменений в Свидетельство (кроме обязательной замены, например, при переходе с КВЭД ДК 009:2005 на КВЭД ДК 009:2010 для группы плательщиков ЕН 1 и 2), а другой – постоянно.

Конечно, идеальная ситуация, когда с предпринимателя берут один раз соответствующий пакет документов в зависимости от избранной системы налогообложения, далее на дату начисления (выплаты) ему дохода через сайт Укргосреестра (или госпредприятия «ИРЦ») бухгалтер убеждается в соответствии видов деятельности заявленным и проводит выплату. Либо не убеждается и требует дополнительный пакет документов с предпринимателя или удерживает НДФЛ (ЕСВ).

Обращаем внимание, что согласно п. 298.5 НКУ в случае изменения видов деятельности плательщиком ЕН группы 1 и 2 им подается заявление – не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли такие изменения, т. е. указанные предприниматели должны обратится в ГНИ с заявлением о внесении изменений видов деятельности в Свидетельство, например, при переходе с КВЭД ДК 009:2005 на КВЭД ДК 009:2010.

Указывая на этот факт, ГНСУ в письме от 15.06.2012 г. № 10041/6/23-50.0214 отметила, что нормами НКУ не установлен конкретный срок представления такого заявления плательщиками ЕН группы 3 и поэтому решение об избрании срока его подачи принимается ими самостоятельно. Это дало повод многим предпринимателям группы 3, изменив вид деятельности в соответствии с КВЭД ДК 009:2010, до сих пор не внести соответствующие изменения в Свидетельство.

Со своей стороны рекомендуем при работе с предпринимателями придерживаться разумного баланса. После истребования полного пакета документов, не напрягая их в дальнейшем без повода о представлении соответствующих документов (ведь часто предприниматель для себя – это и исполнитель, и бухгалтер, и сам себе начальник в одном лице), но и при малейшем сомнении в осуществляемых ими видах деятельности решительность в истребовании нового пакета документов (или какого-то определенного документа, например, Свидетельства с дописанными видами деятельности) должна быть полная. Иначе у предприятия возникают определенные финансовые риски (в частности, по уплате НДФЛ и ЕСВ в определенных случаях).

Кстати, требование о ежеквартальном представлении пакета документов имеет под собой определенную почву, но это не прямое требование НКУ.

Например, согласно пп. 298.2.2 НКУ при самостоятельном отказе от упрощенной системы налогообложения в связи с переходом на общую систему налогообложения последняя начинает применяться с первого числа месяца, следующим за налоговым (отчетным) кварталом, в котором подано налоговикам соответствующее заявление об отказе от упрощенной системы. И при обязательных случаях перехода на общую систему налогообложения находим привязку к применению такой системы с первого числа месяца, следующего за налоговым (отчетным) кварталом. Например, в случае превышения в течение календарного года установленного объема дохода плательщиками ЕН групп 1 – 3 и неосуществления ими перехода на применение другой ставки, а также в других случаях, определенных пп. 298.2.3 НКУ.

Впрочем, получать от предпринимателя соответствующий новый пакет документов ежеквартально – не универсальный выход из сложившейся ситуации. Все индивидуально. Например, если предприниматель до окончания месяца, в котором произошла его госрегистрация, подал заявление о выборе упрощенной системы, он считается плательщиком ЕН групп 1 – 2 с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором выдано Свидетельство (пп. 298.1.2 НКУ). А вновь зарегистрированные предприниматели, которые выбирают группу 3 или 5 и подали заявление в течение 10 дней со дня госрегистрации, будут считаться плательщиками ЕН со дня такой регистрации.

Финансовые риски при работе с физлицами-предпринимателями

У юридического лица при работе с физлицами-предпринимателями возникает достаточно много финансовых рисков. Это связано не только с несовершенством норм НКУ, но и с отсутствием единой их трактовки. В пределах данного материала выделим две основные ситуации, на которые стоит обратить особое внимание.

Ситуация первая

Виды деятельности предпринимателя (кроме группы 1 – 2 плательщиков ЕН, см. выше) официально не подтверждены юрлицу (подтверждены не вовремя, в Свидетельстве (справке с ГНИ) – одни, в выписке (извлечении) из ЕГР – другие).

В этой ситуации юрлицу следует запросить у предпринимателя дополнительные документы. И пока данные уточняются, помнить, что согласно пп. 168.1.5 НКУ, если налогооблагаемый доход начисляется налоговым агентом, но не выплачивается, то подлежащий удержанию НДФЛ с такого начисленного дохода подлежит перечислению в бюджет в сроки, определенные НКУ для месячного налогового периода (не позднее 30 календарных дней, следующих за последним днем месяца).

А начисленные за соответствующий календарный месяц суммы ЕСВ уплачиваются юрлицом не позднее 20 числа следующего месяца (для горных предприятий – не позднее 28 числа), независимо от выплаты зарплаты и других видов выплат, на которые начисляется взнос (пп. 4.3.6 Инструкции № 21-5).

Ситуация вторая

Юрлицо формирует расходы, работая с предпринимателем, который занимается теми видами деятельности, которые разрешены для применения упрощенной системы налогообложения, но выбор группы им сделан неправильно.

Вероятно, в таком случае следует применять позицию ГНС, изложенную в Обобщающей налоговой консультации № 121. Эта позиция состоит в том, что начиная с 01.01.2012 г. юрлица – плательщики налога на прибыль могут включать в состав своих расходов при определении объекта налогообложения расходы по приобретению товаров (работ, услуг) и других материальных и нематериальных активов у предпринимателя, независимо от избранной им группы ЕН. Единственное условие, что такие расходы связаны с хозяйственной деятельностью юрлица.

автор: Евгений Губа, консультант
по налогообложению
и бухгалтерскому учету