Для ефективного функціонування підприємств роботодавці періодично відряджають своїх працівників у поїздки до інших населених пунктів країни, а подекуди ― і за кордон, для ведення переговорів, укладання угод, придбання товарів тощо. Зрозуміло, що при цьому кожне відрядження має бути належним чином оформлене, щоб підприємство мало підстави провести відповідні компенсації. Отож, як це зробити, враховуючи вимоги чинного законодавства, зокрема, скласти наказ про відрядження, кошторис витрат та звіт про використання коштів, ми наразі і з’ясуємо.

Правове регулювання

Для правильного документального оформлення та обліку відряджень слід керуватися наступними нормативними актами:

• Кодексом законів про працю України (далі ― КЗпП), зокрема, статтями 121, 127, 176, 177;

• Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59 (далі ― Інструкція № 59) (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 р. № 362);

• Податковим кодексом України (далі ― ПК), а саме підпунктом 140.1.7. пункту 140.1. ст. 140;

• Наказом Міністерства фінансів України «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 № 260» від 21 червня 2011 р. № 738 (далі ― Наказ № 738);

• Постановою Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 2 лютого 2011 р. № 98 (далі ― Постанова КМУ № 98);

• Порядком складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 5 грудня 2012 р. № 1276.

Загальні умови

Як відомо, вже понад два роки положення Інструкції № 59 поширюються тільки на органи державної влади, підприємства, установи й організації, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів. Щодо інших підприємств та організацій, то, як зазначено у листах Державної податкової адміністрації України від 7 вересня 2011 р. № 10077/5/15-1216 та від 31 березня 2012 р. № 5742/6/15-1415, Інструкція № 59 має лише роз’яснювальний характер і може використовуватися як допоміжний (довідковий) документ. З огляду на це, на госпрозрахункових підприємствах бажано розробити та затвердити внутрішній документ про відрядження (наприклад, положення про відрядження), де вказати порядок оформлення відрядження, порядок і строки звіту після повернення з відрядження, режим роботи на основному місці в день від’їзду та приїзду, порядок повідомлення про необхідність перенесення термінів відрядження, порядок оплати вихідних днів, у які працівник перебував у відрядженні, порядок оплати лікарняних виплат під час відряджень, норми добових для відряджень по Україні та за кордон, граничні суми оплат за житло тощо).

Відрядження ― це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Не вважаються відрядженнями (якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і роботодавцем) службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження ― день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 00:00 години і пізніше ― наступна доба.

Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Важливо, щоб дати на транспортних квитках відповідали датам вибуття і прибуття працівника у відрядження, вказаним у наказі про відрядження.

Робочий графік та оплата

Щодо питань, пов’язаних з робочим графіком та оплатою праці працівника, який направлений у службове відрядження, то слід звернути увагу на наступні аспекти:

• на працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються;

• якщо працівника спеціально відрядили для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства;

• у разі, коли працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку;

• якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до чинного законодавства;

• питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження регулюється правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства.

Відповідно до ст. 14 Інструкції № 59 працівникові, який направлений у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється у розмірі не нижче середнього заробітку за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи, та відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором.

На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, оплата праці здійснюється підприємством, що її відрядило.

Строк відряджень по Україні, відповідно до положення Інструкції № 59, не може перевищувати 30 календарних днів, а для виконання у межах монтажних, налагоджувальних, ремонтних та будівельних робіт не повинен перевищувати строку будівництва об’єктів.

Строк відрядження за кордон визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів, за винятком випадків, передбачених Постановою КМУ № 98.

Відповідно до ст. 121 КЗпП працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Зверніть увагу, що на відміну від Інструкції № 59, у ст. 121 КЗпП врегульовано гарантії і компенсації співробітникам під час службових відряджень незалежно від бюджетної приналежності підприємства.

Оформлення відряджень

Документи, що оформлюються у зв’язку з відрядженнями, можна умовно поділити на дві групи:

• які підтверджують факт відрядження: наказ (розпорядження) керівника про направлення працівника у відрядження із зазначенням мети та/або службового завдання (доручення), маршруту і терміну відрядження та суми до відшкодування, що відшкодовується без документального підтвердження;

• які підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю платника податку: звіт про відрядження, документи щодо фактичних цивільно-правових відносин (договори, контракти), інші підтверджуючі документи.

Направлення працівника у відрядження здійснюється роботодавцем і оформляється наказом (розпорядженням) (див. Зразок), який повинен містити такі дані:

   — пункт призначення;

   — назву підприємства, куди відряджається працівник;

   — термін, мету та/або службове завдання (доручення);

   — суму до відшкодування, що відшкодовується без документального підтвердження (наказом (розпорядженням) роботодавець може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та мети використання коштів, наданих на відрядження, витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати).

Зразок 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «УСПІХ»

НАКАЗ

18.06.2013 р.                                                    м. Черкаси                                                    № 240-п

Про направлення у відрядження

НАКАЗУЮ:

    1. МАКАРЕНКА Олега Олексійовича, менеджера з постачання, направити у відрядження до м. Харків на ТОВ «Меблі», строком на 3 дні, з 19.06.2013 р. до 21.06.2013 р. з метою закупівлі меблів для лабораторії підприємства. 

    Транспорт: залізничний.

    Маршрут: м. Черкаси ― м. Харків ― м. Черкаси.

    Дозволяється користуватись купе у м’якому вагоні поїзда, орендувати автотранспорт.

    2. Головному бухгалтеру, Туник Р. Л., забезпечити видачу авансу на відрядження у розмірі відповідно до кошторису.

    3. Після повернення з відрядження Макаренку О. О. звітувати щодо виконання поставленого завдання та щодо суми використаних коштів у порядку та строках, передбачених законодавством.

   Підстава: службова записка начальника відділу матеріально-технічного постачання Рукавченка М. С. від 17.06.2013 р..

Директор                                                        Романов                                                    В. К. Романов

З наказом ознайомлені:

18.06.2013 р.                                                Туник                                                          Р. Л. Туник                  

18.06.2013 р.                                                Макаренко                                                 О. О. Макаренко     

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження технічного завдання, в якому визначаються:

     — мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження;

     — строк та умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом);

     — кошторис витрат. 

Необхідно пам’ятати, що згідно з пп. 140.1.7. ПК будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу податкових тільки за наявності у підприємства – платника податків документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з господарською діяльністю підприємства, якими, зокрема, можуть бути (але не виключно):

1) запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження;

2) укладений договір або контракт;

3) інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

4) документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відрядило працівника.

Не забувайте, що Наказом № 738 було скасовано форму посвідчення про відрядження, тому зараз посвідчення про відрядження оформляти не потрібно, достатньо наказу про направлення у відрядження, згідно з яким визначається кількість днів, проведених у відрядженні, та, відповідно, сума добових.

Складання кошторису витрат і видача авансу

Вимоги щодо надання коштів на відрядження встановлено пп. 140.1.7. п. 140.1. ст. 140 розділу 3 ПК та іншими нормативно-правовими актами, пов’язаними із службовими відрядженнями у межах України та за кордон.

Підприємство зобов’язане забезпечити працівника коштами (авансом) у розмірах, установлених нормативно-правовими актами про службові відрядження. Для визначення розміру авансу складається кошторис витрат на відрядження.

Кошторис витрат на відрядження

ПІБ: Макаренко Олег Олексійович

Посада: менеджер з постачання

Місто відрядження: м. Харків

Термін відрядження: з 19.06.2013 р. до 21.06.2013 р. (три дні)

Сума авансу: 1 608,20 грн

Добові: 229,40 х 3 = 688,20 грн

Проїзд: 280 грн

Проживання: 540 грн

Інші витрати на відрядження: 100 грн

Добові виплачуються за кожен день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками) у розмірі сум, затверджених Постановою КМУ № 98 (нагадаємо, що ці розмірі передбачені знову ж таки для підприємств, що утримуються за рахунок бюджету).

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

Згідно з пп. 140.1.7. ПК, до cкладу витрат на відрядження відносятьcя витрати, не підтверджені документальнo, на харчування та фінансування іншиx власних потреб фізичної осoби (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах теритoрії України, але не бiльш як 0,2 розмiру мінімальної заробітної плати, встановленої зaконом на 1 січня податкового (звітнoго) року, в розрахунку за кoжен календарний день такогo відрядження. Так, оскільки мінімальна заробітна плата на 1 січня 2013 року становила 1 147 грн, (ст. 8 Закону України «Про Державний бюджет України на 2013 рік» від 6 грудня 2012 р. № 5515-VI), то граничний розмір добових витрат у межах України складає: 1 147 х 0,2 = 229,40 грн.

Добові для відряджень за кордон виплачуються нe вище 0,75 розміpу мінімальної заробітної плати: 1 147 х 0,75 = 860,25 грн.

Відповідно до п. 16.2. Інструкції № 59, якщо дата вибуття у відрядження до держав, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), або дата повернення з них не збігається з датами за відмітками прикордонної служби України в паспортному документі про перетинання державного кордону України, добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються відповідно до порядку, передбаченого для відряджень у межах України. При цьому за дні перетину кордону України (в обох напрямках) відповідно до вказаних відміток добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

Сума добових визначається відповідно до наказу про відрядження та відповідними первинними документами.

Згідно з Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату України від 13 січня 2004 р., добові не включаютьсядо фонду оплати праці, у такому разі ― сума добових не є об’єктомнарахування та утримання ЄСВ.

Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Аванс видається до початку поїздки, але не раніше дати видання наказу про відрядження. Незабезпечення відряджуваного працівника є порушенням трудового законодавства і винні особи, відповідно до ст. 265 КЗпП, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством. У разі, якщо працівника не буде забезпечено авансом на відрядження, то винних у цьому посадових осіб підприємства можуть притягнути до адміністративної відповідальності за порушення законодавства про працю (штраф у розмірі від 510 до 1 700 грн, згідно зі ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

За відсутності наказу добові витрати не виплачуються.

Документи для підтвердження витрат та звітність

Досить часто можна почути запитання: «Чи вважається касовий чек, що засвідчує вартість понесених затрат, підтвердним документом для відшкодування витрат на відрядження?».

Відповідно до ст. 2 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 6 липня 1995 р. № 265/95-ВР, розрахунковий документ — це документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, надрукований у випадках, передбачених цим Законом, і зареєстрований у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій чи заповнений вручну. Пунктом 15 Інструкції № 59 встановлено, що підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до вищезазначеного Закону.

Таким чином, касовий чек на товари (послуги), надрукований реєстратором розрахункових операцій при проведенні розрахунків (який додається до звіту про використання коштів),є підтвердним документом щодо понесених витрат у відрядженні та підставою для їх відшкодування.

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Витрати, понесені у зв’язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

За час затримки в місці перебування у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

Після завершення відрядження працівник повинен відзвітувати про витрати (у тому числі й додаткові) за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 5 грудня 2012 р. № 1276 , дотримуючись при цьому наступних термінів:

   ― до закінчення третього банківського дня, якщо під час відрядження працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток;

    ― до закінчення п’ятого банківського дня, якщо аванс працівнику видавався готівкою;

   ― не більше 10 банківських днів (або 20 банківських днів до з’ясування питання у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами), якщо такий працівник застосовував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі.

Таким чином, з метою недопущення помилок, направляючи співробітника у відрядження, слід подбати про його правильне оформлення, отримання звіту та наявність документів, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю.

Надія БРАТАНІЧ

Джерело: Консультант кадровика